私たちは毎日、これらのツールで自社の食肉取引を行っています。

すべての取引を4回入力していました。

私たちのトレーダーは、主にメール、WhatsApp、電話で、ヨーロッパ全域に豚肉と牛肉を販売しています。その後、すべての取引を改めて入力しなければなりませんでした。ERPに、トラックの手配に、書類に、そして請求書に。

最初のメールから請求書まで、誰かの1日のうち3時間近くがかかっていました。忙しい週には請求書が遅れ、お金の入りも遅れました。

誰もそのように設計したわけではありません。多くのトレーディングデスクと同じく、取引ひとつごとに少しずつ膨らんでいきました。新しいバイヤーが来れば、スプレッドシートに新しいタブ。新しい運送会社が来れば、新しいメールのスレッド。どのステップもそれ自体は理にかなっていましたが、合わせると午前中を食いつぶしていました。

コストは時間だけではありませんでした。同じ数字を4回入力すれば、ずれが生じます。注文の価格が請求書の価格と一致しない。メールの納品週がトラック手配の週と違う。いつも誰かが気づきましたが、気づくたびにまた電話が1本必要でした。

時間の大半は、3つのステップに費やされていました。

Portalでデスクを1週間地図にしました。すべてのステップ、誰が行い、どれだけかかったか。注文から請求書までに14のステップがありました。そのうち3つが時間の大半を占め、そのどれも誰かの判断を必要としていませんでした。

驚いたのは、取引そのものに使われていた時間がいかに少なかったかです。バイヤーとの通話、価格やタイミングの判断、経験が必要な場面。すべて合わせても1時間をはるかに下回っていました。残りは、同じ事実をある場所から別の場所へ移す作業でした。

それで、取り組む順番が決まりました。最も面白い課題からではなく、最も多くの時間を取り戻せる課題から。

削減できる時間の順に、3つの変更。

変更はひとつずつ行い、チームが前の変更を信頼してから次に進みました。どの変更も、デスクがすでに使っていたシステムの中で、数日以内に稼働しました。

1. メールとWhatsAppからの注文は、読み取って入力されます。トレーダーはワンクリックで確認します。BOSS
2. 通話で話した取引は、10秒後には価格、トラック、フォローアップとともに保存されます。Margin AI
3. トラックは順位付けされた見積もりから手配し、請求書はCMRに署名された時点で送信されます。BOSS

最初の2週間は、ほとんどが信頼の問題でした。トレーダーはAIが入力した注文をすべて確認しました。3週目には、確信がないとフラグが立ったものだけを確認し、残りはひと目見て通すようになりました。

取引そのものは何も変わっていません。同じ人たちが今も価格を決め、バイヤーを選んでいます。ただ、通話の合間にタイピストでいることをやめただけです。

時間は半分に。取り戻した時間はバイヤーへ。

同じチームが、1日を長くすることなく、より多くの取引をこなしています。取り戻した時間は、バイヤーとの通話に使われました。

注文から請求書まで

2 h 55 1 h 30

月間の削減時間

312 h

デスクの自動化率

62%

取り戻した時間は、レポートの中に消えたわけではありません。デスクに戻りました。バイヤーとの通話が増え、価格への回答が速くなり、書類を追いかける夜が減りました。

そしてそれが、ほかのすべての人と働くときの私たちのやり方になりました。このサイトのどのツールも、まず私たち自身のデスクで動きました。