Vi driver vår egen kjøtthandel på disse verktøyene, hver dag.

Hver avtale ble skrevet inn fire ganger.

Traderne våre selger svine- og storfekjøtt over hele Europa, mest på e-post, WhatsApp og telefon. Hver avtale måtte så skrives inn igjen: i ERP, i lastebilbookingen, i dokumentene og i fakturaen.

Fra første e-post til faktura tok det nesten tre timer av noens dag. I travle uker gikk fakturaene ut sent, og det gjorde pengene også.

Ingen hadde designet det slik. Det vokste frem én avtale om gangen, slik det gjør i de fleste handelsavdelinger. En ny kjøper betydde en ny fane i regnearket. En ny transportør betydde en ny e-posttråd. Hvert steg ga mening alene; sammen spiste de formiddagen.

Kostnaden var ikke bare tid. Når de samme tallene skrives inn fire ganger, glir de fra hverandre. En pris i ordren stemte ikke med prisen på fakturaen. En leveringsuke i e-posten var ikke uken i lastebilbookingen. Noen fanget det alltid opp, men å fange det opp krevde enda en telefon.

Mesteparten av tiden gikk med til tre steg.

Vi kartla avdelingen i en uke med Portal: hvert steg, hvem som gjorde det og hvor lang tid det tok. Det viste 14 steg fra ordre til faktura. Tre av dem tok mesteparten av tiden, og ingen av dem krevde noens skjønn.

Overraskelsen var hvor lite av det som var handel. Samtalene med kjøpere, beslutningene om pris og timing, øyeblikkene som krevde erfaring: til sammen godt under en time. Resten var å flytte de samme fakta fra ett sted til et annet.

Det ga oss rekkefølgen å jobbe i. Ikke det mest interessante problemet først, men det som ga flest timer tilbake.

Tre endringer, i rekkefølge etter timer spart.

Vi endret ett steg om gangen, og gikk først videre når teamet stolte på det forrige. Hver endring var i drift i løpet av dager, i systemene avdelingen allerede brukte.

1. Ordrer fra e-post og WhatsApp leses og legges inn for oss. En trader sjekker dem med ett klikk.BOSS
2. En avtale sagt i en samtale lagres ti sekunder senere, med prisen, lastebilene og oppfølgingene.Margin AI
3. Lastebiler bookes fra rangerte tilbud, og fakturaen går ut når CMR er signert.BOSS

De to første ukene handlet mest om tillit. Traderne sjekket hver ordre AI-en la inn. I den tredje uken sjekket de dem den flagget som usikre, og slapp resten gjennom etter et blikk.

Ingenting ved selve handelen endret seg. De samme folkene satte fortsatt prisene og valgte kjøperne. De sluttet bare å være maskinskrivere mellom samtalene.

Halve tiden, og timene gikk til kjøperne.

Det samme teamet håndterer nå flere handler uten lengre dager. Timene de fikk tilbake, gikk til samtaler med kjøpere.

Ordre til faktura

2 h 55 1 h 30

Timer spart i måneden

312 h

Andel av avdelingens arbeid automatisert

62%

Timene forsvant ikke inn i en rapport. De gikk tilbake til avdelingen: flere samtaler med kjøpere, raskere svar på pris og færre kvelder brukt på å jage papirer.

Det ble også måten vi jobber med alle andre på. Hvert verktøy på dette nettstedet kjørte først i vår egen avdeling.