เราใช้เครื่องมือเหล่านี้ซื้อขายเนื้อสัตว์ของเราเองทุกวัน

ทุกดีลถูกพิมพ์ 4 ครั้ง

เทรดเดอร์ของเราขายเนื้อหมูและเนื้อวัวทั่วยุโรป ส่วนใหญ่ผ่านอีเมล WhatsApp และโทรศัพท์ จากนั้นทุกดีลต้องพิมพ์ซ้ำ: ลง ERP ลงการจองรถบรรทุก ลงเอกสาร และลงใบแจ้งหนี้

จากอีเมลแรกถึงใบแจ้งหนี้ใช้เวลาเกือบ 3 ชั่วโมงในวันทำงานของใครสักคน ในสัปดาห์ที่ยุ่ง ใบแจ้งหนี้ออกช้า และเงินก็เข้าช้าตาม

ไม่มีใครออกแบบให้เป็นแบบนั้น มันโตขึ้นทีละดีล เหมือนฝ่ายซื้อขายส่วนใหญ่ ผู้ซื้อใหม่หมายถึงแท็บสเปรดชีตใหม่ ผู้ขนส่งใหม่หมายถึงเธรดอีเมลใหม่ แต่ละขั้นตอนดูสมเหตุสมผล แต่รวมกันแล้วกินเวลาทั้งเช้า

ต้นทุนไม่ได้มีแค่เวลา เมื่อพิมพ์ตัวเลขเดิม 4 ครั้ง ตัวเลขก็คลาดเคลื่อน ราคาในคำสั่งซื้อไม่ตรงกับราคาในใบแจ้งหนี้ สัปดาห์ส่งมอบในอีเมลไม่ตรงกับสัปดาห์ในการจองรถ มีคนจับได้เสมอ แต่การจับได้ต้องใช้การโทรอีกครั้ง

เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับ 3 ขั้นตอน

เราทำแผนผังงานของฝ่ายด้วย Portal เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์: ทุกขั้นตอน ใครทำ และใช้เวลานานเท่าไร ผลคือมี 14 ขั้นตอนจากคำสั่งซื้อถึงใบแจ้งหนี้ 3 ขั้นตอนกินเวลาส่วนใหญ่ และไม่มีขั้นไหนต้องใช้วิจารณญาณของใครเลย

สิ่งที่น่าแปลกใจคือส่วนที่เป็นการซื้อขายจริงมีน้อยมาก การโทรคุยกับผู้ซื้อ การตัดสินใจเรื่องราคาและเวลา ช่วงที่ต้องใช้ประสบการณ์ รวมกันแล้วไม่ถึงชั่วโมง ที่เหลือคือการย้ายข้อมูลเดิมจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง

นั่นทำให้เรารู้ลำดับการทำงาน ไม่ใช่ปัญหาที่น่าสนใจที่สุดก่อน แต่เป็นปัญหาที่คืนชั่วโมงได้มากที่สุด

3 การเปลี่ยนแปลง เรียงตามชั่วโมงที่ประหยัดได้

เราเปลี่ยนทีละขั้นตอน และไปต่อเมื่อทีมไว้ใจขั้นก่อนหน้าแล้วเท่านั้น แต่ละการเปลี่ยนแปลงใช้งานได้ภายในไม่กี่วัน ภายในระบบที่ฝ่ายใช้อยู่แล้ว

1. คำสั่งซื้อจากอีเมลและ WhatsApp ถูกอ่านและกรอกให้ เทรดเดอร์ตรวจด้วยคลิกเดียวBOSS
2. ดีลที่ตกลงทางโทรศัพท์ถูกบันทึกใน 10 วินาทีต่อมา พร้อมราคา รถบรรทุก และงานติดตามMargin AI
3. จองรถบรรทุกจากใบเสนอราคาที่จัดอันดับแล้ว และใบแจ้งหนี้ออกทันทีที่ลงนาม CMRBOSS

2 สัปดาห์แรกเป็นเรื่องของความไว้ใจเป็นหลัก เทรดเดอร์ตรวจทุกคำสั่งซื้อที่ AI กรอก พอสัปดาห์ที่ 3 ก็ตรวจเฉพาะรายการที่ระบบแจ้งว่าไม่แน่ใจ ส่วนที่เหลือแค่ดูผ่าน ๆ

การซื้อขายไม่ได้เปลี่ยนเลย คนเดิมยังกำหนดราคาและเลือกผู้ซื้อ เพียงแต่ไม่ต้องเป็นพนักงานพิมพ์ระหว่างการโทรอีกต่อไป

ใช้เวลาครึ่งเดียว และชั่วโมงที่ได้คืนไปอยู่กับผู้ซื้อ

ทีมเดิมรับดีลได้มากขึ้นโดยไม่ต้องทำงานนานขึ้น ชั่วโมงที่ได้คืนไปใช้กับการโทรคุยกับผู้ซื้อ

คำสั่งซื้อถึงใบแจ้งหนี้

2 h 55 1 h 30

ชั่วโมงที่ประหยัดได้ต่อเดือน

312 h

งานของฝ่ายที่เป็นอัตโนมัติ

62%

ชั่วโมงเหล่านั้นไม่ได้หายไปในรายงาน แต่กลับไปที่ทีม: โทรคุยกับผู้ซื้อมากขึ้น ตอบเรื่องราคาเร็วขึ้น และตามเอกสารตอนเย็นน้อยลง

และยังกลายเป็นวิธีที่เราทำงานกับทุกคน เครื่องมือทุกตัวบนเว็บไซต์นี้ใช้งานในฝ่ายของเราเองก่อน