Vi driver vores egen kødhandel på disse værktøjer, hver dag.

Hver handel blev tastet ind fire gange.

Vores tradere sælger svine- og oksekød i hele Europa, mest via e-mail, WhatsApp og telefon. Hver handel skulle derefter tastes igen: i ERP’et, i lastbilbookingen, i dokumenterne og i fakturaen.

Fra den første e-mail til fakturaen tog det næsten tre timer af en medarbejders dag. I en travl uge gik fakturaerne ud for sent, og det samme gjorde pengene.

Ingen havde designet det sådan. Det voksede én handel ad gangen, som i de fleste handelsafdelinger. En ny køber betød en ny fane i regnearket. En ny vognmand betød en ny e-mailtråd. Hvert trin gav mening for sig; tilsammen spiste de formiddagen.

Prisen var ikke kun tid. Når de samme tal tastes fire gange, glider de. En pris i ordren matchede ikke prisen på fakturaen. En leveringsuge i e-mailen var ikke ugen i lastbilbookingen. Nogen opdagede det altid, men det krævede endnu et opkald.

Det meste af tiden gik til tre trin.

Vi kortlagde afdelingen i en uge med Portal: hvert trin, hvem der udførte det, og hvor lang tid det tog. Det viste 14 trin fra ordre til faktura. Tre af dem tog det meste af tiden, og ingen af dem krævede nogens dømmekraft.

Overraskelsen var, hvor lidt af det der var handel. Opkaldene med købere, beslutningerne om pris og timing, de øjeblikke, der krævede erfaring: tilsammen var de et godt stykke under en time. Resten var at flytte de samme fakta fra ét sted til et andet.

Det gav os rækkefølgen. Ikke det mest interessante problem først, men det, der gav flest timer tilbage.

Tre ændringer, i rækkefølge efter sparede timer.

Vi ændrede ét trin ad gangen og gik først videre, når teamet stolede på det forrige. Hver ændring kørte inden for få dage, inde i de systemer, afdelingen allerede brugte.

1. Ordrer fra e-mail og WhatsApp læses og tastes ind for os. En trader tjekker dem med ét klik.BOSS
2. En handel, der aftales i telefonen, er gemt ti sekunder senere, med prisen, lastbilerne og opfølgningerne.Margin AI
3. Lastbiler bookes ud fra rangerede tilbud, og fakturaen sendes, når CMR’en er underskrevet.BOSS

De første to uger handlede mest om tillid. Traderne tjekkede hver ordre, AI tastede ind. I tredje uge tjekkede de dem, den markerede som usikre, og lod resten gå igennem efter et blik.

Intet ved selve handlen ændrede sig. De samme folk satte stadig priserne og valgte køberne. De holdt bare op med at være indtastere mellem opkaldene.

Halvdelen af tiden, og timerne gik til køberne.

Det samme team håndterer nu flere handler uden længere dage. De timer, de fik tilbage, gik til opkald med købere.

Ordre til faktura

2 h 55 1 h 30

Sparede timer om måneden

312 h

Automatiseret i afdelingen

62%

Timerne forsvandt ikke ind i en rapport. De gik tilbage til afdelingen: flere opkald med købere, hurtigere svar på pris og færre aftener brugt på at jagte papirer.

Det blev også sådan, vi arbejder med alle andre. Hvert værktøj på dette site kørte først i vores egen afdeling.