Κάνουμε το δικό μας εμπόριο κρέατος με αυτά τα εργαλεία, κάθε μέρα.

Κάθε συμφωνία πληκτρολογούνταν τέσσερις φορές.

Οι έμποροί μας πουλούν χοιρινό και βοδινό σε όλη την Ευρώπη, κυρίως με email, WhatsApp και τηλέφωνο. Κάθε συμφωνία έπρεπε μετά να πληκτρολογηθεί ξανά: στο ERP, στην κράτηση φορτηγού, στα έγγραφα και στο τιμολόγιο.

Από το πρώτο email ως το τιμολόγιο έπαιρνε σχεδόν τρεις ώρες από τη μέρα κάποιου. Σε μια φορτωμένη εβδομάδα τα τιμολόγια έφευγαν αργά, και μαζί τους αργούσαν και τα χρήματα.

Κανείς δεν το είχε σχεδιάσει έτσι. Μεγάλωσε συμφωνία με συμφωνία, όπως στα περισσότερα εμπορικά τμήματα. Νέος αγοραστής σήμαινε νέα καρτέλα στο υπολογιστικό φύλλο. Νέος μεταφορέας σήμαινε νέα αλυσίδα email. Κάθε βήμα είχε λογική από μόνο του· όλα μαζί έτρωγαν το πρωινό.

Το κόστος δεν ήταν μόνο χρόνος. Όταν οι ίδιοι αριθμοί πληκτρολογούνται τέσσερις φορές, αποκλίνουν. Μια τιμή στην παραγγελία δεν ταίριαζε με την τιμή στο τιμολόγιο. Μια εβδομάδα παράδοσης στο email δεν ήταν η εβδομάδα στην κράτηση φορτηγού. Κάποιος πάντα το έπιανε, αλλά για να το πιάσει χρειαζόταν άλλο ένα τηλεφώνημα.

Ο περισσότερος χρόνος πήγαινε σε τρία βήματα.

Χαρτογραφήσαμε την ομάδα για μία εβδομάδα με το Portal: κάθε βήμα, ποιος το έκανε και πόσο κράτησε. Έδειξε 14 βήματα από την παραγγελία ως το τιμολόγιο. Τρία από αυτά έπαιρναν τον περισσότερο χρόνο, και κανένα δεν χρειαζόταν κρίση.

Η έκπληξη ήταν πόσο λίγο από αυτό ήταν εμπόριο. Τα τηλεφωνήματα με αγοραστές, οι αποφάσεις για τιμή και χρόνο, οι στιγμές που ήθελαν εμπειρία: όλα μαζί ήταν πολύ λιγότερο από μία ώρα. Τα υπόλοιπα ήταν μεταφορά των ίδιων στοιχείων από ένα σημείο σε άλλο.

Αυτό μας έδωσε τη σειρά δουλειάς. Όχι πρώτα το πιο ενδιαφέρον πρόβλημα, αλλά αυτό που έδινε πίσω τις περισσότερες ώρες.

Τρεις αλλαγές, με σειρά ωρών που εξοικονομούνται.

Αλλάζαμε ένα βήμα τη φορά και προχωρούσαμε μόνο όταν η ομάδα εμπιστευόταν το προηγούμενο. Κάθε αλλαγή λειτουργούσε μέσα σε λίγες μέρες, μέσα στα συστήματα που ήδη χρησιμοποιούσε η ομάδα.

1. Οι παραγγελίες από email και WhatsApp διαβάζονται και καταχωρίζονται για εμάς. Ένας έμπορος τις ελέγχει με ένα κλικ.BOSS
2. Μια συμφωνία που ειπώθηκε σε τηλεφώνημα αποθηκεύεται δέκα δευτερόλεπτα αργότερα, με την τιμή, τα φορτηγά και τις επόμενες ενέργειες.Margin AI
3. Τα φορτηγά κλείνονται από ταξινομημένες προσφορές, και το τιμολόγιο φεύγει όταν υπογραφεί το CMR.BOSS

Οι δύο πρώτες εβδομάδες αφορούσαν κυρίως την εμπιστοσύνη. Οι έμποροι έλεγχαν κάθε παραγγελία που καταχώριζε η AI. Από την τρίτη εβδομάδα έλεγχαν όσες σήμαινε ως αβέβαιες και άφηναν τις υπόλοιπες με μια ματιά.

Τίποτα στο εμπόριο δεν άλλαξε. Οι ίδιοι άνθρωποι ορίζουν ακόμη τις τιμές και επιλέγουν τους αγοραστές. Απλώς σταμάτησαν να είναι δακτυλογράφοι ανάμεσα στα τηλεφωνήματα.

Ο μισός χρόνος, και οι ώρες πήγαν στους αγοραστές.

Η ίδια ομάδα κάνει τώρα περισσότερες συναλλαγές χωρίς μεγαλύτερες μέρες. Οι ώρες που κέρδισε πήγαν σε τηλεφωνήματα με αγοραστές.

Από παραγγελία σε τιμολόγιο

2 h 55 1 h 30

Ώρες που εξοικονομούνται τον μήνα

312 h

Αυτοματοποιημένη δουλειά της ομάδας

62%

Οι ώρες δεν χάθηκαν σε μια αναφορά. Γύρισαν στην ομάδα: περισσότερα τηλεφωνήματα με αγοραστές, ταχύτερες απαντήσεις για τιμές και λιγότερα βράδια με κυνήγι εγγράφων.

Έγινε επίσης ο τρόπος που δουλεύουμε με όλους τους άλλους. Κάθε εργαλείο σε αυτόν τον ιστότοπο λειτούργησε πρώτα στο δικό μας εμπορικό τμήμα.