Παραγγελίες από WhatsApp, καταχωρισμένες πριν τελειώσει η κλήση.

Δύο άνθρωποι πληκτρολογούσαν κάθε πρωί.

Οι αγοραστές παράγγελναν με WhatsApp, email και τηλέφωνο, στα πολωνικά, γερμανικά, ιταλικά και αγγλικά. Δύο άνθρωποι στο γραφείο καταχώριζαν κάθε παραγγελία στο ERP πριν η μονάδα μπορέσει να σχεδιάσει τη μέρα.

Τα ονόματα προϊόντων ήταν το δυσκολότερο. Το «Schweinenacken» του ενός αγοραστή ήταν η «karkówka» του άλλου, και μια λάθος αντιστοίχιση σήμαινε λάθος κομμάτι στο φορτηγό.

Η μονάδα δεν μπορούσε να ξεκινήσει τον προγραμματισμό πριν μπουν οι παραγγελίες, οπότε κάθε καθυστέρηση στο γραφείο γινόταν καθυστέρηση στην παραγωγή. Σε μια φορτωμένη Δευτέρα η πρώτη βάρδια δούλευε μερικές φορές ήδη πριν οριστικοποιηθεί η λίστα παραγγελιών.

Όλοι ήξεραν ότι ήταν πρόβλημα. Κανείς δεν είχε χρόνο να το λύσει, γιατί αυτοί που μπορούσαν να το λύσουν ήταν αυτοί που πληκτρολογούσαν.

Η πληκτρολόγηση ήταν αργή. Η αντιστοίχιση ήταν ριψοκίνδυνη.

Ο χάρτης έδειξε τρεις ώρες την ημέρα καταχώρισης παραγγελιών. Το μεγαλύτερο κόστος κρυβόταν μέσα της: κάθε εβδομάδα μερικές παραγγελίες έπρεπε να διορθωθούν μετά τη φόρτωση, γιατί το όνομα και η προδιαγραφή δεν ταίριαζαν.

Το βήμα της αντιστοίχισης ήταν αυτό που ανησυχούσε περισσότερο τους ιδιοκτήτες. Λάθος όνομα σήμαινε λάθος κομμάτι, και λάθος κομμάτι σε φορτηγό για τη Γερμανία είναι ένα ακριβό τηλεφώνημα.

Η περισσότερη σύγχυση προερχόταν από περίπου τριάντα ονόματα προϊόντων που οι αγοραστές έγραφαν με τον δικό τους τρόπο. Μόλις αντιστοιχίστηκαν σε μία προδιαγραφή, ο περισσότερος κίνδυνος εξαφανίστηκε.

Διάβασέ το, αντιστοίχισέ το, στείλ’ το.

Ξεκινήσαμε από τα μηνύματα, γιατί όλα τα άλλα εξαρτιόνταν από αυτά. Μετά μάθαμε στο σύστημα τα ονόματα που χρησιμοποιεί κάθε αγοραστής, και τέλος ο τιμοκατάλογος έφευγε μόνος του κάθε πρωί.

1. Μηνύματα σε οποιαδήποτε γλώσσα γίνονται παραγγελίες στο δικό τους ERP, έτοιμες για επιβεβαίωση.BOSS
2. «Schweinenacken», «karkówka» και «pork collar» αντιστοιχούν σε μία προδιαγραφή, οπότε το σωστό κομμάτι μπαίνει στο φορτηγό.Carcass AI
3. Ο τιμοκατάλογος της ημέρας πηγαίνει σε κάθε αγοραστή πριν τις 7:00, στη γλώσσα του.BOSS

Το γραφείο εξακολουθεί να διαβάζει κάθε παραγγελία πριν πάει στη μονάδα. Αλλά τώρα διαβάζει μια ολοκληρωμένη παραγγελία, στο ERP, με την προδιαγραφή ήδη αντιστοιχισμένη, αντί να την πληκτρολογεί από μια φωτογραφία μηνύματος WhatsApp.

Οι αγοραστές δεν χρειάστηκε να αλλάξουν τίποτα. Γράφουν όπως πάντα, στη γλώσσα τους.

Είκοσι λεπτά, και το σωστό κομμάτι.

Οι δύο άνθρωποι που καταχώριζαν παραγγελίες τώρα σχεδιάζουν την παραγωγή και μιλούν με αγοραστές. Οι παραγγελίες φτάνουν στη μονάδα πριν ξεκινήσει η πρώτη βάρδια.

Καταχώριση παραγγελιών, ημερησίως

3 h 20 λεπ.

Γλώσσες που διαβάζονται

4

Ο τιμοκατάλογος φεύγει

06:58

Η μονάδα σχεδιάζει πλέον από πλήρη λίστα παραγγελιών πριν την πρώτη βάρδια. Οι διορθώσεις μετά τη φόρτωση έγιναν σπάνιες.

Οι δύο άνθρωποι που πληκτρολογούσαν παραγγελίες περνούν τώρα τα πρωινά τους με προγραμματισμό και τηλεφωνήματα με αγοραστές, δηλαδή τη δουλειά για την οποία προσλήφθηκαν.