Objednávky z WhatsAppu, zapsané dřív, než skončí hovor.

Dva lidé každé ráno přepisovali.

Odběratelé objednávali přes WhatsApp, e-mail a telefon, polsky, německy, italsky a anglicky. Dva lidé v kanceláři přepisovali každou objednávku do ERP, než mohl závod naplánovat den.

Těžší byly názvy produktů. „Schweinenacken“ jednoho odběratele byla „karkówka“ jiného a špatné spárování znamenalo špatný díl na kamionu.

Závod nemohl začít plánovat, dokud objednávky nebyly zapsané, takže každé zdržení v kanceláři se stalo zdržením ve výrobě. V rušné pondělí první směna někdy pracovala dřív, než byl seznam objednávek konečný.

Všichni věděli, že je to problém. Nikdo neměl čas to řešit, protože ti, kdo by to vyřešit mohli, byli právě ti, kdo přepisovali.

Přepisování bylo pomalé. Párování riskantní.

Mapa ukázala tři hodiny denně zadávání objednávek. Větší náklad se v nich skrýval: každý týden se několik objednávek muselo opravovat po nakládce, protože název a specifikace neseděly.

Krok párování majitele trápil nejvíc. Špatný název znamenal špatný díl a špatný díl na kamionu do Německa znamená drahý telefonát.

Většina zmatků pocházela z asi třiceti názvů produktů, které odběratelé psali po svém. Jakmile byly spárovány s jednou specifikací, většina rizika zmizela.

Přečíst, spárovat, odeslat.

Začali jsme zprávami, protože na nich záviselo vše ostatní. Pak jsme systém naučili názvy, které používá každý odběratel, a nakonec jsme každé ráno nechali ceník odcházet samostatně.

1. Ze zpráv v jakémkoli jazyce se stanou objednávky v jejich vlastním ERP, připravené k potvrzení.BOSS
2. „Schweinenacken“, „karkówka“ i „pork collar“ odpovídají jedné specifikaci, takže na kamion jde správný díl.Carcass AI
3. Denní ceník dostane každý odběratel před 7:00, v jeho jazyce.BOSS

Kancelář dál čte každou objednávku, než jde do závodu. Teď ale čte hotovou objednávku v ERP se spárovanou specifikací, místo aby ji přepisovala z fotky zprávy z WhatsAppu.

Odběratelé nemuseli nic měnit. Píšou dál tak jako vždy, ve svém jazyce.

Dvacet minut a správný díl.

Dva lidé, kteří přepisovali objednávky, teď plánují výrobu a mluví s odběrateli. Objednávky jsou v závodě dřív, než začne první směna.

Přepisování objednávek denně

3 h 20 min

Čtené jazyky

4

Ceník odeslán

06:58

Závod teď plánuje z kompletního seznamu objednávek před první směnou. Opravy po nakládce jsou vzácné.

Dva lidé, kteří dřív přepisovali objednávky, teď tráví dopoledne plánováním a hovory s odběrateli, tedy prací, kvůli které byli přijati.