Pedidos do WhatsApp, lançados antes de a ligação terminar.

Duas pessoas passavam todas as manhãs digitando.

Os compradores pediam por WhatsApp, e-mail e telefone, em polonês, alemão, italiano e inglês. Duas pessoas no escritório digitavam cada pedido no ERP antes que a planta pudesse planejar o dia.

Os nomes dos produtos eram a parte mais difícil. O “Schweinenacken” de um comprador era a “karkówka” de outro, e um cruzamento errado significava o corte errado no caminhão.

A planta não podia começar a planejar até os pedidos estarem lançados, então cada atraso no escritório virava atraso no chão de fábrica. Numa segunda-feira cheia, o primeiro turno às vezes já estava trabalhando antes de a lista de pedidos estar fechada.

Todo mundo sabia que era um problema. Ninguém tinha tempo de resolver, porque quem podia resolver era quem estava digitando.

A digitação era lenta. O cruzamento era arriscado.

O mapa mostrou três horas por dia de lançamento de pedidos. O custo maior estava escondido ali: toda semana alguns pedidos precisavam ser corrigidos depois do carregamento, porque o nome e a especificação não batiam.

A etapa de cruzamento era a que mais preocupava os donos. Um nome errado significava um corte errado, e um corte errado num caminhão para a Alemanha é uma ligação cara.

A maior parte da confusão vinha de uns trinta nomes de produto que os compradores escreviam do seu jeito. Depois que eles foram casados com uma especificação, a maior parte do risco sumiu.

Ler, cruzar, enviar.

Começamos pelas mensagens, porque tudo dependia delas. Depois ensinamos ao sistema os nomes que cada comprador usa e, por fim, passamos a enviar a tabela de preços sozinha toda manhã.

1. Mensagens em qualquer idioma viram pedidos no próprio ERP deles, prontos para alguém confirmar.BOSS
2. “Schweinenacken”, “karkówka” e “pork collar” batem com uma única especificação, então o corte certo vai no caminhão.Carcass AI
3. A tabela de preços do dia chega a cada comprador antes das 7:00, no idioma dele.BOSS

O escritório ainda lê cada pedido antes de ir para a planta. Mas agora lê um pedido pronto, no ERP, com a especificação já casada, em vez de digitá-lo a partir de um print de uma mensagem do WhatsApp.

Os compradores não precisaram mudar nada. Continuam escrevendo como sempre, no próprio idioma.

Vinte minutos, e o corte certo.

As duas pessoas que digitavam pedidos agora planejam a produção e falam com compradores. Os pedidos chegam à planta antes do início do primeiro turno.

Digitação de pedidos, por dia

3 h 20 min

Idiomas lidos

4

Tabela de preços enviada

06:58

A planta agora planeja a partir de uma lista de pedidos completa antes do primeiro turno. Correções após o carregamento ficaram raras.

As duas pessoas que digitavam pedidos agora passam as manhãs planejando e em ligações com compradores, que é o trabalho para o qual foram contratadas.