طلبات من WhatsApp تُدخل قبل انتهاء المكالمة.

شخصان قضيا كل صباح في الإدخال.

كان المشترون يطلبون عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني والهاتف، بالبولندية والألمانية والإيطالية والإنجليزية. وكان شخصان في المكتب يُدخلان كل طلب في نظام ERP قبل أن يتمكن المصنع من تخطيط اليوم.

كانت أسماء المنتجات هي الجزء الأصعب. «Schweinenacken» لدى مشترٍ كانت «karkówka» لدى آخر، والمطابقة الخاطئة تعني قطعية خاطئة على الشاحنة.

لم يكن المصنع يستطيع بدء التخطيط حتى تُدخل الطلبات، فكل تأخير في المكتب صار تأخيرًا في أرض المصنع. وفي يوم الاثنين المزدحم، كانت الوردية الأولى تعمل أحيانًا قبل أن تكتمل قائمة الطلبات.

كان الجميع يعرف أنها مشكلة. لكن أحدًا لم يكن لديه وقت لإصلاحها، لأن الأشخاص القادرين على إصلاحها كانوا هم من يُدخلون البيانات.

الإدخال كان بطيئًا. والمطابقة كانت محفوفة بالمخاطر.

أظهرت الخريطة ثلاث ساعات يوميًا لإدخال الطلبات. لكن التكلفة الأكبر كانت مختبئة فيها: كل أسبوع كان يجب إصلاح بضعة طلبات بعد التحميل، لأن الاسم والمواصفة لم يتطابقا.

كانت خطوة المطابقة هي الأكثر إقلاقًا للملّاك. فالاسم الخاطئ يعني قطعية خاطئة، والقطعية الخاطئة على شاحنة متجهة إلى ألمانيا تعني مكالمة هاتفية باهظة الثمن.

معظم الالتباس جاء من نحو ثلاثين اسمًا لمنتجات يكتبها المشترون بطريقتهم. وبمجرد مطابقتها مع مواصفة واحدة، زال معظم الخطر.

اقرأه، وطابقه، وأرسله.

بدأنا بالرسائل، لأن كل شيء آخر كان يعتمد عليها. ثم علّمنا النظام الأسماء التي يستخدمها كل مشترٍ، وأخيرًا صارت قائمة الأسعار تُرسل تلقائيًا كل صباح.

1. الرسائل بأي لغة تصبح طلبات في نظام ERP الخاص بهم، جاهزة ليؤكدها أحدهم.BOSS
2. «Schweinenacken» و«karkówka» و«رقبة الخنزير» كلها تطابق مواصفة واحدة، فتذهب القطعية الصحيحة على الشاحنة.Carcass AI
3. قائمة أسعار اليوم تصل إلى كل مشترٍ قبل 7:00، بلغته.BOSS

لا يزال المكتب يقرأ كل طلب قبل أن يذهب إلى المصنع. لكنه الآن يقرأ طلبًا مكتملًا، في نظام ERP، والمواصفة مطابقة بالفعل، بدلًا من إدخاله من صورة لرسالة WhatsApp.

لم يحتج المشترون إلى تغيير أي شيء. فهم لا يزالون يكتبون كما اعتادوا دائمًا، بلغتهم.

عشرون دقيقة، والقطعية الصحيحة.

الشخصان اللذان كانا يُدخلان الطلبات صارا يخططان للإنتاج ويتحدثان إلى المشترين. وتصل الطلبات إلى المصنع قبل بدء الوردية الأولى.

إدخال الطلبات، يوميًا

3 س 20 دقيقة

اللغات المقروءة

4

إرسال قائمة الأسعار

06:58

صار المصنع يخطط الآن من قائمة طلبات مكتملة قبل الوردية الأولى. وصارت التصحيحات بعد التحميل نادرة.

الشخصان اللذان كانا يُدخلان الطلبات يقضيان صباحهما الآن في التخطيط وفي مكالمات مع المشترين، وهو العمل الذي وُظّفا من أجله.