Ordrer fra WhatsApp, tastet ind, før opkaldet slutter.

To personer brugte hver morgen på indtastning.

Køberne bestilte via WhatsApp, e-mail og telefon, på polsk, tysk, italiensk og engelsk. To personer på kontoret tastede hver ordre ind i ERP’et, før fabrikken kunne planlægge dagen.

Produktnavnene var den sværeste del. Én købers “Schweinenacken” var en andens “karkówka”, og et forkert match betød den forkerte udskæring på lastbilen.

Fabrikken kunne ikke begynde at planlægge, før ordrerne var inde, så hver forsinkelse på kontoret blev en forsinkelse i produktionen. En travl mandag var første skift nogle gange allerede i gang, før ordrelisten var endelig.

Alle vidste, det var et problem. Ingen havde tid til at løse det, fordi de, der kunne løse det, var dem, der tastede.

Indtastningen var langsom. Matchningen var risikabel.

Kortlægningen viste tre timers ordreindtastning om dagen. Den største omkostning var skjult i det: hver uge skulle nogle ordrer rettes efter læsning, fordi navnet og specifikationen ikke passede sammen.

Matchningstrinnet var det, der bekymrede ejerne mest. Et forkert navn betød en forkert udskæring, og en forkert udskæring på en lastbil til Tyskland er et dyrt telefonopkald.

Det meste af forvirringen kom fra omkring tredive produktnavne, som køberne skrev på hver deres måde. Da de først var matchet med én specifikation, var det meste af risikoen væk.

Læs det, match det, send det.

Vi startede med beskederne, fordi alt andet afhang af dem. Derefter lærte vi systemet de navne, hver køber bruger, og til sidst blev prislisten sendt ud af sig selv hver morgen.

1. Beskeder på ethvert sprog bliver til ordrer i deres eget ERP, klar til at nogen bekræfter dem.BOSS
2. “Schweinenacken”, “karkówka” og “pork collar” matcher alle én specifikation, så den rigtige udskæring kommer på lastbilen.Carcass AI
3. Dagens prisliste går til hver køber før kl. 7:00, på deres sprog.BOSS

Kontoret læser stadig hver ordre, før den går til fabrikken. Men nu læser det en færdig ordre i ERP’et med specifikationen allerede matchet i stedet for at taste den ind fra et foto af en WhatsApp-besked.

Køberne behøvede ikke ændre noget. De skriver stadig, som de altid har gjort, på deres eget sprog.

Tyve minutter, og den rigtige udskæring.

De to personer, der tastede ordrer, planlægger nu produktionen og taler med købere. Ordrerne når fabrikken, før første skift starter.

Ordreindtastning, dagligt

3 t 20 min

Sprog læst

4

Prisliste ude

06:58

Fabrikken planlægger nu ud fra en komplet ordreliste før første skift. Rettelser efter læsning er blevet sjældne.

De to personer, der før tastede ordrer, bruger nu deres morgener på planlægning og opkald med købere, som er det arbejde, de blev ansat til.