Ordrer fra WhatsApp, lagt inn før samtalen er over.

To personer brukte hver morgen på å skrive.

Kjøperne bestilte på WhatsApp, e-post og telefon, på polsk, tysk, italiensk og engelsk. To personer på kontoret skrev hver ordre inn i ERP før anlegget kunne planlegge dagen.

Produktnavnene var det vanskeligste. Én kjøpers «Schweinenacken» var en annens «karkówka», og feil kobling betydde feil stykningsdel på lastebilen.

Anlegget kunne ikke begynne å planlegge før ordrene var inne, så hver forsinkelse på kontoret ble en forsinkelse i produksjonen. På en travel mandag var første skift noen ganger allerede i gang før ordrelisten var endelig.

Alle visste at det var et problem. Ingen hadde tid til å løse det, fordi de som kunne løse det, var de som satt og skrev.

Skrivingen var treg. Koblingen var risikabel.

Kartet viste tre timer om dagen med ordreregistrering. Den største kostnaden lå skjult i den: hver uke måtte noen ordrer rettes etter lasting, fordi navnet og spesifikasjonen ikke stemte.

Koblingssteget var det som bekymret eierne mest. Feil navn betydde feil stykningsdel, og feil stykningsdel på en lastebil til Tyskland er en dyr telefon.

Det meste av forvirringen kom fra rundt tretti produktnavn som kjøperne skrev på sin egen måte. Da de var koblet til én spesifikasjon, var mesteparten av risikoen borte.

Les det, koble det, send det.

Vi startet med meldingene, fordi alt annet avhang av dem. Deretter lærte vi systemet navnene hver kjøper bruker, og til slutt sendte vi prislisten ut automatisk hver morgen.

1. Meldinger på alle språk blir ordrer i deres eget ERP, klare for at noen skal bekrefte.BOSS
2. «Schweinenacken», «karkówka» og «pork collar» kobles alle til én spesifikasjon, så riktig stykningsdel går på lastebilen.Carcass AI
3. Dagens prisliste går til hver kjøper før 7:00, på deres språk.BOSS

Kontoret leser fortsatt hver ordre før den går til anlegget. Men nå leser de en ferdig ordre, i ERP, med spesifikasjonen allerede koblet, i stedet for å skrive den av fra et bilde av en WhatsApp-melding.

Kjøperne trengte ikke endre noe. De skriver fortsatt slik de alltid har gjort, på sitt eget språk.

Tjue minutter, og riktig stykningsdel.

De to som skrev inn ordrer, planlegger nå produksjonen og snakker med kjøpere. Ordrene når anlegget før første skift starter.

Ordreregistrering, daglig

3 t 20 min

Språk lest

4

Prisliste ute

06:58

Anlegget planlegger nå fra en komplett ordreliste før første skift. Rettelser etter lasting ble sjeldne.

De to som pleide å skrive inn ordrer, bruker nå morgenene på planlegging og samtaler med kjøpere, som er arbeidet de ble ansatt for.