Order från WhatsApp, inskrivna innan samtalet är slut.

Två personer ägnade varje morgon åt att skriva.

Köpare beställde via WhatsApp, mejl och telefon, på polska, tyska, italienska och engelska. Två personer på kontoret skrev in varje order i affärssystemet innan anläggningen kunde planera dagen.

Produktnamnen var det svåra. En köpares ”Schweinenacken” var en annans ”karkówka”, och en felaktig matchning betydde fel detalj på lastbilen.

Anläggningen kunde inte börja planera förrän ordrarna var inne, så varje försening på kontoret blev en försening i produktionen. En hektisk måndag var första skiftet ibland redan igång innan orderlistan var klar.

Alla visste att det var ett problem. Ingen hade tid att lösa det, eftersom de som kunde lösa det var de som satt och skrev.

Skrivandet var långsamt. Matchningen var riskabel.

Kartan visade tre timmar orderinmatning per dag. Den större kostnaden låg dold i den: varje vecka fick några order rättas efter lastning, eftersom namnet och specen inte stämde.

Matchningssteget var det som oroade ägarna mest. Ett fel namn betydde fel detalj, och fel detalj på en lastbil till Tyskland är ett dyrt telefonsamtal.

Det mesta av förvirringen kom från ett trettiotal produktnamn som köparna skrev på sitt eget sätt. När de väl var matchade mot en spec var det mesta av risken borta.

Läs den, matcha den, skicka den.

Vi började med meddelandena, eftersom allt annat hängde på dem. Sedan lärde vi systemet de namn varje köpare använder, och till sist skickades prislistan ut av sig själv varje morgon.

1. Meddelanden på vilket språk som helst blir order i deras eget affärssystem, klara för någon att bekräfta.BOSS
2. ”Schweinenacken”, ”karkówka” och ”pork collar” matchar alla en spec, så rätt detalj hamnar på lastbilen.Carcass AI
3. Dagens prislista går till varje köpare före 7:00, på deras språk.BOSS

Kontoret läser fortfarande varje order innan den går till anläggningen. Men nu läser det en färdig order, i affärssystemet, med specen redan matchad, i stället för att skriva in den från ett foto av ett WhatsApp-meddelande.

Köparna behövde inte ändra något. De skriver fortfarande som de alltid har gjort, på sitt eget språk.

Tjugo minuter, och rätt detalj.

De två som skrev in order planerar nu produktionen och pratar med köpare. Ordrarna når anläggningen innan första skiftet börjar.

Orderinmatning, per dag

3 h 20 min

Språk som läses

4

Prislista ute

06:58

Anläggningen planerar nu från en komplett orderlista före första skiftet. Rättelser efter lastning blev sällsynta.

De två som tidigare skrev in order ägnar nu morgnarna åt planering och samtal med köpare, vilket är det arbete de anställdes för.