Påmindelser på italiensk. Betalt på 30 dage, ikke 60.
Et handelshus med gode købere, langsomt papirarbejde og penge, der kom en måned senere, end de skulle.
Betalt efter 60 dage, rykket af ingen.
Fakturaer gik ud dage efter levering, fordi nogen først skulle hente den underskrevne CMR. Sene betalere blev rykket, når nogen havde tid, hvilket sjældent skete.
Pengene kom i gennemsnit ind efter 60 dage, og virksomheden bar hullet.
Køberne var gode kunder. De betalte til sidst, næsten altid. Men “til sidst” kostede virksomheden en måneds likviditet, hver måned, og en voksende kassekredit i banken for at dække den.
Det føltes også pinligt at rykke. Ingen ville ringe til en mangeårig køber om en forsinket faktura, så det blev skubbet, til den var meget forsinket.
Forsinkelsen startede før fakturaen.
Kortlægningen viste fire dage mellem levering og faktura, kun med at vente på papirer. Derefter gik påmindelser ud sent eller slet ikke, og på engelsk til købere, der svarede på italiensk.
- Levering til faktura4 dage
- Betalingsbetingelser30 dage
- Betalt for sent26 dage
De trin, vi ændrede først
Kortlægningen gjorde én ting tydelig: de fire dage før fakturaen var ren venten. Varerne var leveret, CMR’en var underskrevet, og fakturaen lå bare i en kø, til nogen havde en ledig eftermiddag.
De sene betalinger var mere stille. Påmindelser gik ud på engelsk til købere, der skrev på italiensk, og de var lette at lægge til side.
Fakturér hurtigere, påmind til tiden, se risikoen tidligt.
Vi tog ventetiden først, så påmindelserne, så risikoen. Hver ændring var lille, og hver enkelt var let at se i tallene.
- Fakturaen sendes, i samme øjeblik CMR’en er underskrevet. Ingen ventetid på papirer længere.BOSS
- Påmindelser sendes på forfaldsdagen, på køberens sprog, når nogen i teamet har godkendt dem.Ledgvero
- Hver købers risiko, med begrundelse, før nogen læsser den næste lastbil.Ledgvero
Påmindelserne er høflige og korte, skrevet på køberens sprog, og ingen sender dem uden at kigge. Økonomi godkender hver enkelt med et klik, som regel på få sekunder.
Når en køber begynder at betale langsommere, ser teamet det tidligt med begrundelsen ved siden af og kan beslutte, før den næste lastbil læsses.
En måneds likviditet, tilbage.
De fleste købere betaler nu inden for få dage efter den første påmindelse. Virksomheden holdt op med at bære en måned af andres gæld.
- Dage til betaling
6030- Faktura sendt
4 dageSamme dag
Pengene kom ind en måned tidligere, og kassekreditten i banken holdt op med at vokse. Samtalerne med købere blev også lettere, fordi en venlig påmindelse på forfaldsdagen er langt mindre pinlig end et opkald to måneder senere.
Økonomi bruger nu sin tid på de få købere, der kræver opmærksomhed, i stedet for på hver faktura.
