我们每天都用这些工具做自己的肉类贸易。

每笔交易要录入四次。

我们的交易员向全欧洲销售猪肉和牛肉，主要通过邮件、WhatsApp 和电话。之后每笔交易都要再录入一遍：录入 ERP，录入订车，录入单据，录入发票。

从第一封邮件到开出发票，几乎要占用一个人三小时。忙的时候，发票开晚了，钱也晚到了。

没有人刻意这样设计。和大多数交易部一样，它是一笔交易一笔交易长出来的。新买家意味着表格里多一页，新承运商意味着多一串邮件。每一步单独看都有道理，加在一起就吃掉了整个上午。

代价不只是时间。同样的数字录入四次，就会出偏差。订单上的价格和发票上的对不上。邮件里的交货周和订车上的不一样。总有人能发现，但发现了还得再打一通电话。

大部分时间花在三个步骤上。

我们用 Portal 把交易部的工作梳理了一周：每一步、谁做的、花了多久。从订单到发票共 14 个步骤。其中三个占了大部分时间，而且没有一个需要人的判断。

意外的是，真正属于交易的部分少得可怜。与买家通话、决定价格和时机、需要经验的时刻，加起来远不到一小时。其余时间都在把同样的信息从一处搬到另一处。

这为我们定下了工作顺序。不是先解决最有趣的问题，而是先解决省时最多的问题。

三个改变，按节省的工时排序。

我们一次只改一步，等团队信任了上一步才继续。每个改变都在几天内上线，就在交易部现有的系统里。

1. 来自邮件和 WhatsApp 的订单自动读取并录入。交易员一键核对。BOSS
2. 通话中谈定的交易，十秒钟后就已保存，包括价格、车次和后续事项。Margin AI
3. 根据排好序的报价订车，CMR 一签字就开出发票。BOSS

头两周主要是建立信任。交易员会检查 AI 录入的每一张订单。到第三周，他们只检查被标为不确定的订单，其余的扫一眼就放行。

交易本身没有任何改变。还是那些人定价、选买家。他们只是不用在通话间隙当打字员了。

时间减半，省下的时间都给了买家。

同一个团队现在处理更多交易，工作时间却没有变长。省下的时间都用在了与买家的通话上。

从订单到发票

2 h 55 1 h 30

每月节省工时

312 h

交易部工作自动化

62%

这些时间没有消失在报表里，而是回到了交易团队：与买家通更多电话，更快回复价格，更少在晚上追单据。

这也成了我们与所有客户合作的方式。本网站上的每个工具，都先在我们自己的交易部用过。