אנחנו מנהלים את סחר הבשר שלנו בכלים האלה, כל יום.
לפני שבנינו כלים בשביל מישהו אחר, בנינו אותם בשבילנו. זה מה שהשתנה במחלקה שלנו.
כל עסקה הוקלדה ארבע פעמים.
הסוחרים שלנו מוכרים חזיר ובקר ברחבי אירופה, בעיקר במייל, בוואטסאפ ובטלפון. כל עסקה הייתה צריכה אז להיות מוקלדת שוב: ל־ERP, להזמנת המשאית, למסמכים ולחשבונית.
מהמייל הראשון ועד החשבונית עברו כמעט שלוש שעות מהיום של מישהו. בשבוע עמוס החשבוניות יצאו באיחור, וגם הכסף.
אף אחד לא תכנן את זה כך. זה גדל עסקה אחר עסקה, כמו ברוב מחלקות המסחר. קונה חדש פירושו לשונית חדשה בגיליון. מוביל חדש פירושו שרשור מיילים חדש. כל שלב היה הגיוני בפני עצמו; יחד הם אכלו את הבוקר.
המחיר לא היה רק זמן. כשאותם מספרים מוקלדים ארבע פעמים, הם זזים. מחיר בהזמנה לא תאם את המחיר בחשבונית. שבוע מסירה במייל לא היה השבוע בהזמנת המשאית. תמיד מישהו תפס את זה, אבל לתפוס את זה דרש עוד שיחה.
רוב הזמן הלך על שלושה שלבים.
מיפינו את המחלקה במשך שבוע עם Portal: כל שלב, מי עשה אותו וכמה זמן הוא לקח. התברר שיש 14 שלבים מהזמנה לחשבונית. שלושה מהם לקחו את רוב הזמן, ואף אחד מהם לא דרש שיקול דעת של מישהו.
- קריאת ההזמנה והקלדתה40 דק׳
- בדיקת אשראי15 דק׳
- הזמנת משאית45 דק׳
- מילוי המסמכים35 דק׳
- כתיבת החשבונית20 דק׳
- תשעה שלבים קטנים יותר20 דק׳
השלבים ששינינו קודם
ההפתעה הייתה כמה מעט מזה היה מסחר. השיחות עם קונים, ההחלטות על מחיר ותזמון, הרגעים שדרשו ניסיון: יחד הם היו הרבה פחות משעה. השאר היה העברת אותן עובדות ממקום למקום.
זה נתן לנו את סדר העבודה. לא הבעיה הכי מעניינת קודם, אלא זו שהחזירה הכי הרבה שעות.
שלושה שינויים, לפי סדר השעות שנחסכו.
שינינו שלב אחד בכל פעם, ועברנו הלאה רק כשהצוות סמך על הקודם. כל שינוי פעל תוך ימים, בתוך המערכות שהצוות כבר השתמש בהן.
- הזמנות ממייל ומוואטסאפ נקראות ומוקלדות בשבילנו. סוחר בודק אותן בקליק אחד.BOSS
- עסקה שנאמרה בשיחה נשמרת עשר שניות אחר כך, עם המחיר, המשאיות והמשימות להמשך.Margin AI
- משאיות מוזמנות מתוך הצעות מדורגות, והחשבונית יוצאת כשה־CMR נחתם.BOSS
השבועיים הראשונים היו בעיקר על אמון. הסוחרים בדקו כל הזמנה שה־AI הקליד. בשבוע השלישי הם בדקו את אלה שהוא סימן כלא בטוחות, ואת השאר העבירו במבט.
שום דבר במסחר לא השתנה. אותם אנשים עדיין קבעו את המחירים ובחרו את הקונים. הם פשוט הפסיקו להיות קלדנים בין שיחה לשיחה.
חצי מהזמן, והשעות הלכו לקונים.
אותו צוות מטפל עכשיו ביותר עסקאות בלי ימים ארוכים יותר. השעות שחזרו אליהם הלכו לשיחות עם קונים.
- מהזמנה לחשבונית
2 h 551 h 30- שעות שנחסכו בחודש
- 312 h
- אוטומציה במחלקה
- 62%
השעות לא נעלמו לתוך דוח. הן חזרו לצוות: יותר שיחות עם קונים, תשובות מהירות יותר על מחיר, ופחות ערבים של רדיפה אחרי ניירת.
זו גם הפכה לדרך שבה אנחנו עובדים עם כל השאר. כל כלי באתר הזה פעל קודם במחלקה שלנו.
