Su šiais įrankiais kasdien prekiaujame mėsa patys.

Kiekvienas sandoris buvo suvedamas keturis kartus.

Mūsų prekybininkai parduoda kiaulieną ir jautieną visoje Europoje, daugiausia el. paštu, WhatsApp ir telefonu. Tada kiekvieną sandorį reikėdavo suvesti iš naujo: į ERP, į sunkvežimio užsakymą, į dokumentus ir į sąskaitą faktūrą.

Nuo pirmo el. laiško iki sąskaitos faktūros praeidavo beveik trys valandos kažkieno dienos. Įtemptą savaitę sąskaitos išeidavo vėlai, o kartu ir pinigai.

Niekas to taip nesuprojektavo. Tai augo po vieną sandorį, kaip ir daugumoje prekybos skyrių. Naujas pirkėjas reiškė naują skaičiuoklės skirtuką. Naujas vežėjas – naują el. laiškų giją. Kiekvienas žingsnis atskirai buvo prasmingas; kartu jie suėsdavo rytą.

Kaina buvo ne vien laikas. Kai tie patys skaičiai suvedami keturis kartus, jie išsiskiria. Kaina užsakyme nesutapdavo su kaina sąskaitoje. Pristatymo savaitė el. laiške nebuvo ta pati, kaip sunkvežimio užsakyme. Kas nors visada tai pastebėdavo, bet tam prireikdavo dar vieno skambučio.

Daugiausia laiko atiteko trims žingsniams.

Savaitę su Portal žymėjome skyriaus darbą: kiekvieną žingsnį, kas jį atliko ir kiek jis truko. Paaiškėjo 14 žingsnių nuo užsakymo iki sąskaitos. Trys iš jų užėmė didžiąją dalį laiko, ir nė vienam nereikėjo niekieno sprendimo.

Nustebino, kaip mažai iš to buvo prekyba. Skambučiai su pirkėjais, sprendimai dėl kainos ir laiko, akimirkos, kurioms reikėjo patirties: kartu – gerokai mažiau nei valanda. Visa kita buvo tų pačių faktų perkėlimas iš vienos vietos į kitą.

Tai mums davė darbų eilę. Ne pirmiausia įdomiausia problema, o ta, kuri grąžino daugiausia valandų.

Trys pakeitimai, pagal sutaupytas valandas.

Keitėme po vieną žingsnį ir judėjome toliau tik tada, kai komanda pasitikėjo ankstesniu. Kiekvienas pakeitimas veikė per kelias dienas, tose sistemose, kurias skyrius jau naudojo.

1. Užsakymai iš el. pašto ir WhatsApp perskaitomi ir suvedami už mus. Prekybininkas juos patikrina vienu spustelėjimu.BOSS
2. Skambučio metu sutartas sandoris išsaugomas po dešimties sekundžių, su kaina, sunkvežimiais ir tolesniais veiksmais.Margin AI
3. Sunkvežimiai užsakomi iš surikiuotų pasiūlymų, o sąskaita išsiunčiama, kai pasirašomas CMR.BOSS

Pirmos dvi savaitės daugiausia buvo apie pasitikėjimą. Prekybininkai tikrino kiekvieną DI suvestą užsakymą. Trečią savaitę jie tikrino tik tuos, kuriuos DI pažymėjo kaip abejotinus, o kitus praleisdavo vienu žvilgsniu.

Pačioje prekyboje niekas nepasikeitė. Tie patys žmonės vis dar nustato kainas ir renkasi pirkėjus. Jie tiesiog nustojo būti rinkėjais tarp skambučių.

Perpus mažiau laiko, o valandos atiteko pirkėjams.

Ta pati komanda dabar atlieka daugiau sandorių, nedirbdama ilgiau. Atgautos valandos atiteko skambučiams su pirkėjais.

Nuo užsakymo iki sąskaitos

2 h 55 1 h 30

Sutaupytos valandos per mėnesį

312 h

Skyriaus darbo automatizuota

62%

Valandos neišnyko ataskaitoje. Jos grįžo skyriui: daugiau skambučių su pirkėjais, greitesni atsakymai dėl kainos ir mažiau vakarų, praleistų vaikantis dokumentų.

Tai tapo ir mūsų darbo su visais kitais būdu. Kiekvienas šioje svetainėje esantis įrankis pirmiausia veikė mūsų pačių prekybos skyriuje.