Chúng tôi vận hành việc buôn thịt của mình trên chính những công cụ này, mỗi ngày.

Mỗi thương vụ bị gõ bốn lần.

Các trader của chúng tôi bán thịt lợn và thịt bò khắp châu Âu, chủ yếu qua email, WhatsApp và điện thoại. Sau đó mỗi thương vụ lại phải gõ lại: vào ERP, vào lịch đặt xe tải, vào chứng từ và vào hóa đơn.

Từ email đầu tiên đến hóa đơn mất gần ba tiếng trong ngày của một người. Tuần bận rộn thì hóa đơn ra muộn, và tiền cũng về muộn.

Không ai thiết kế nó như vậy. Nó lớn dần theo từng thương vụ, như hầu hết các bộ phận giao dịch. Người mua mới nghĩa là thêm một tab bảng tính. Hãng vận chuyển mới nghĩa là thêm một chuỗi email. Từng bước đều hợp lý; gộp lại, chúng ngốn hết buổi sáng.

Cái giá không chỉ là thời gian. Khi cùng những con số bị gõ bốn lần, chúng lệch nhau. Giá trên đơn hàng không khớp giá trên hóa đơn. Tuần giao hàng trong email không phải tuần trên lịch đặt xe. Lúc nào cũng có người phát hiện, nhưng phát hiện lại tốn thêm một cuộc gọi.

Phần lớn thời gian nằm ở ba bước.

Chúng tôi dùng Portal vẽ lại công việc của bộ phận trong một tuần: từng bước, ai làm và mất bao lâu. Kết quả là 14 bước từ đơn hàng đến hóa đơn. Ba trong số đó chiếm phần lớn thời gian, và không bước nào cần đến óc phán đoán của ai.

Điều bất ngờ là phần giao dịch thực sự chiếm rất ít. Các cuộc gọi với người mua, các quyết định về giá và thời điểm, những lúc cần kinh nghiệm: gộp lại chưa đến một giờ. Phần còn lại là chuyển cùng những dữ kiện từ chỗ này sang chỗ khác.

Điều đó cho chúng tôi thứ tự để làm. Không phải vấn đề thú vị nhất trước, mà là vấn đề trả lại nhiều giờ nhất.

Ba thay đổi, theo thứ tự số giờ tiết kiệm được.

Chúng tôi thay đổi từng bước một, và chỉ đi tiếp khi đội đã tin bước trước. Mỗi thay đổi chạy thật trong vài ngày, ngay trong các hệ thống bộ phận đang dùng.

1. Đơn hàng từ email và WhatsApp được đọc và nhập thay chúng tôi. Trader kiểm tra chỉ bằng một cú nhấp.BOSS
2. Thương vụ nói qua điện thoại được lưu mười giây sau đó, kèm giá, số xe và các việc cần theo dõi.Margin AI
3. Xe tải được đặt từ các báo giá đã xếp hạng, và hóa đơn được gửi ngay khi CMR được ký.BOSS

Hai tuần đầu chủ yếu là chuyện tin tưởng. Trader kiểm tra mọi đơn hàng AI nhập. Đến tuần thứ ba, họ chỉ kiểm tra những đơn AI đánh dấu là chưa chắc, phần còn lại liếc qua là cho qua.

Không có gì thay đổi trong việc giao dịch. Vẫn những người đó đặt giá và chọn người mua. Họ chỉ không còn làm người đánh máy giữa các cuộc gọi.

Một nửa thời gian, và số giờ dành cho người mua.

Cùng một đội giờ xử lý nhiều giao dịch hơn mà không phải làm thêm giờ. Số giờ lấy lại được dành cho các cuộc gọi với người mua.

Đơn hàng đến hóa đơn

2 h 55 1 h 30

Số giờ tiết kiệm mỗi tháng

312 h

Phần việc của bộ phận được tự động hóa

62%

Số giờ đó không biến mất vào một bản báo cáo. Chúng quay về với bộ phận: nhiều cuộc gọi với người mua hơn, trả lời về giá nhanh hơn, và ít buổi tối phải đuổi theo giấy tờ hơn.

Đó cũng trở thành cách chúng tôi làm việc với mọi người. Mọi công cụ trên trang này đều đã chạy ở bộ phận của chúng tôi trước.