Ons doen ons eie vleishandel elke dag op hierdie gereedskap.

Elke transaksie is vier keer ingetik.

Ons handelaars verkoop vark- en beesvleis regoor Europa, meestal per e-pos, WhatsApp en foon. Elke transaksie moes dan weer ingetik word: in die ERP, in die vragmotorbespreking, in die dokumente en in die faktuur.

Van die eerste e-pos tot die faktuur het byna drie uur van iemand se dag gekos. In ’n besige week het die fakture laat uitgegaan, en die geld ook.

Niemand het dit so ontwerp nie. Dit het transaksie vir transaksie gegroei, soos by die meeste handelsafdelings. ’n Nuwe koper het ’n nuwe sigbladoortjie beteken. ’n Nuwe vervoerder het ’n nuwe e-posdraad beteken. Elke stap het op sy eie sin gemaak; saam het hulle die oggend opgevreet.

Die koste was nie net tyd nie. Wanneer dieselfde getalle vier keer ingetik word, dryf hulle uitmekaar. ’n Prys in die bestelling het nie met die prys op die faktuur ooreengestem nie. ’n Afleweringsweek in die e-pos was nie die week op die vragmotorbespreking nie. Iemand het dit altyd raakgesien, maar dit raaksien het nog ’n oproep gekos.

Die meeste tyd het op drie stappe gegaan.

Ons het die afdeling ’n week lank met Portal gekarteer: elke stap, wie dit gedoen het en hoe lank dit geneem het. Dit het 14 stappe van bestelling tot faktuur gewys. Drie daarvan het die meeste tyd geneem, en nie een het iemand se oordeel nodig gehad nie.

Die verrassing was hoe min daarvan handel was. Die oproepe met kopers, die besluite oor prys en tydsberekening, die oomblikke wat ervaring geverg het: saam was dit ver onder ’n uur. Die res was om dieselfde feite van een plek na ’n ander te skuif.

Dit het vir ons die volgorde gegee om in te werk. Nie die interessantste probleem eerste nie, maar die een wat die meeste ure teruggee.

Drie veranderinge, in die volgorde van ure bespaar.

Ons het een stap op ’n slag verander, en eers aanbeweeg wanneer die span die vorige een vertrou het. Elke verandering was binne dae lewendig, binne die stelsels wat die afdeling reeds gebruik het.

1. Bestellings uit e-pos en WhatsApp word vir ons gelees en ingetik. ’n Handelaar gaan dit met een klik na.BOSS
2. ’n Transaksie wat op ’n oproep gesê is, word tien sekondes later gestoor, met die prys, die vragmotors en die opvolgings.Margin AI
3. Vragmotors word uit gerangskikte kwotasies bespreek, en die faktuur gaan uit wanneer die CMR geteken is.BOSS

Die eerste twee weke het meestal oor vertroue gegaan. Handelaars het elke bestelling wat die AI ingetik het, nagegaan. Teen die derde week het hulle dié nagegaan wat dit as onseker gemerk het, en die res met ’n kykie deurgelaat.

Niks aan die handel het verander nie. Dieselfde mense stel steeds die pryse en kies die kopers. Hulle was net nie meer tikkers tussen oproepe nie.

Die helfte van die tyd, en die ure het na kopers gegaan.

Dieselfde span hanteer nou meer transaksies sonder langer dae. Die ure wat hulle teruggekry het, het in oproepe met kopers gegaan.

Bestelling tot faktuur

2 h 55 1 h 30

Ure bespaar per maand

312 h

Afdeling geoutomatiseer

62%

Die ure het nie in ’n verslag verdwyn nie. Hulle het teruggegaan na die afdeling: meer oproepe met kopers, vinniger antwoorde oor prys, en minder aande aan papierwerk.

Dit het ook die manier geword waarop ons met almal anders werk. Elke stuk gereedskap op hierdie webwerf het eers in ons eie afdeling geloop.