ندير تجارتنا في اللحوم بهذه الأدوات، كل يوم.

كل صفقة كانت تُدخل أربع مرات.

يبيع تجارنا لحم الخنزير ولحم البقر في أنحاء أوروبا، غالبًا عبر البريد الإلكتروني وWhatsApp والهاتف. ثم كان يجب إدخال كل صفقة مرة أخرى: في نظام ERP، وفي حجز الشاحنة، وفي المستندات، وفي الفاتورة.

من أول بريد إلكتروني حتى الفاتورة كان الأمر يستغرق نحو ثلاث ساعات من يوم أحدهم. وفي الأسابيع المزدحمة كانت الفواتير تُرسل متأخرة، وكذلك المال.

لم يصمم أحد الأمر بهذه الطريقة. لقد نما صفقة تلو الأخرى، كما يحدث في معظم مكاتب التداول. مشترٍ جديد يعني تبويبًا جديدًا في جدول البيانات. وناقل جديد يعني سلسلة رسائل جديدة. كل خطوة كانت منطقية بمفردها؛ لكنها معًا كانت تلتهم الصباح.

لم تكن التكلفة وقتًا فقط. فحين تُدخل الأرقام نفسها أربع مرات، فإنها تنحرف. سعر في الطلب لا يطابق السعر في الفاتورة. وأسبوع تسليم في البريد ليس هو الأسبوع في حجز الشاحنة. كان أحدهم يكتشف ذلك دائمًا، لكن اكتشافه كان يتطلب مكالمة أخرى.

معظم الوقت ذهب في ثلاث خطوات.

رسمنا خريطة المكتب لأسبوع باستخدام Portal: كل خطوة، ومن قام بها، وكم استغرقت. فأظهرت 14 خطوة من الطلب إلى الفاتورة. ثلاث منها استغرقت معظم الوقت، ولم تكن أيٌّ منها تحتاج إلى حكم أحد.

المفاجأة كانت ضآلة ما يتعلق منه بالتداول. المكالمات مع المشترين، وقرارات السعر والتوقيت، واللحظات التي احتاجت إلى خبرة: كلها معًا كانت أقل بكثير من ساعة. والباقي كان نقل الحقائق نفسها من مكان إلى آخر.

أعطانا ذلك ترتيب العمل. ليس المشكلة الأكثر إثارة أولًا، بل التي تعيد أكثر الساعات.

ثلاثة تغييرات، بترتيب الساعات الموفَّرة.

غيّرنا خطوة واحدة في كل مرة، ولم ننتقل إلى التالية إلا حين وثق الفريق بالسابقة. وكل تغيير كان يعمل خلال أيام، داخل الأنظمة التي يستخدمها المكتب أصلًا.

1. الطلبات من البريد الإلكتروني وWhatsApp تُقرأ وتُدخل عنا. ويتحقق منها التاجر بنقرة واحدة.BOSS
2. الصفقة التي تُقال في مكالمة تُحفظ بعد عشر ثوانٍ، مع السعر والشاحنات والمتابعات.Margin AI
3. الشاحنات تُحجز من عروض أسعار مرتّبة، والفاتورة تُرسل حين تُوقَّع وثيقة CMR.BOSS

كان الأسبوعان الأولان يدوران في معظمهما حول الثقة. كان التجار يتحققون من كل طلب أدخله الذكاء الاصطناعي. وبحلول الأسبوع الثالث صاروا يتحققون من الطلبات التي نبّه إلى عدم تيقّنه منها، ويمررون الباقي بنظرة.

لم يتغير شيء في التداول نفسه. الأشخاص أنفسهم لا يزالون يحددون الأسعار ويختارون المشترين. كل ما في الأمر أنهم توقفوا عن أن يكونوا مُدخلي بيانات بين المكالمات.

نصف الوقت، وذهبت الساعات إلى المشترين.

الفريق نفسه يتعامل الآن مع صفقات أكثر دون أيام أطول. والساعات التي استعادوها ذهبت إلى مكالمات مع المشترين.

من الطلب إلى الفاتورة

2 h 55 1 h 30

الساعات الموفَّرة شهريًا

312 h

نسبة أتمتة المكتب

62%

لم تختفِ الساعات في تقرير. لقد عادت إلى المكتب: مكالمات أكثر مع المشترين، وإجابات أسرع عن الأسعار، وأمسيات أقل في ملاحقة الوثائق.

وصار ذلك أيضًا طريقتنا في العمل مع الجميع. كل أداة في هذا الموقع عملت على مكتبنا أولًا.