Търгуваме с месо с тези инструменти всеки ден.

Всяка сделка се въвеждаше четири пъти.

Нашите търговци продават свинско и говеждо в цяла Европа, най-вече по имейл, WhatsApp и телефон. След това всяка сделка трябваше да се въведе отново: в ERP системата, в заявката за камион, в документите и във фактурата.

От първия имейл до фактурата отиваха почти три часа от нечий ден. В натоварена седмица фактурите излизаха късно, а с тях и парите.

Никой не го беше замислил така. Израсна сделка по сделка, както при повечето търговски отдели. Нов купувач означаваше нов раздел в таблицата. Нов превозвач – нова имейл нишка. Всяка стъпка сама по себе си имаше смисъл; заедно изяждаха сутринта.

Цената не беше само време. Когато едни и същи числа се въвеждат четири пъти, те се разминават. Цената в поръчката не съвпадаше с цената във фактурата. Седмицата на доставка в имейла не беше седмицата в заявката за камион. Някой винаги го хващаше, но хващането струваше още едно обаждане.

Повечето време отиваше в три стъпки.

Описахме работата на отдела за една седмица с Portal: всяка стъпка, кой я прави и колко време отнема. Излязоха 14 стъпки от поръчка до фактура. Три от тях отнемаха повечето време и нито една не изискваше нечия преценка.

Изненадата беше колко малко от това беше търговия. Разговорите с купувачи, решенията за цена и време, моментите, които изискват опит: заедно бяха доста под час. Останалото беше пренасяне на едни и същи факти от едно място на друго.

Това ни даде реда на работа. Не първо най-интересния проблем, а този, който връща най-много часове.

Три промени, по реда на спестените часове.

Променяхме по една стъпка и минавахме нататък едва когато екипът се довери на предишната. Всяка промяна заработваше за дни, в системите, които отделът вече ползваше.

1. Поръчките от имейл и WhatsApp се прочитат и въвеждат вместо нас. Търговецът ги проверява с един клик.BOSS
2. Сделка, казана по телефона, е записана десет секунди по-късно, с цената, камионите и последващите действия.Margin AI
3. Камионите се заявяват по подредени оферти, а фактурата излиза, когато ЧМР-то е подписано.BOSS

Първите две седмици бяха основно въпрос на доверие. Търговците проверяваха всяка поръчка, въведена от AI. До третата седмица проверяваха тези, които той беше отбелязал като несигурни, а останалите пускаха с един поглед.

В търговията нищо не се промени. Същите хора все така определят цените и избират купувачите. Просто спряха да бъдат машинописци между разговорите.

Половината време, а часовете отидоха за купувачите.

Същият екип сега обработва повече сделки без по-дълги дни. Върнатите часове отидоха в разговори с купувачи.

От поръчка до фактура

2 h 55 1 h 30

Спестени часове на месец

312 h

Автоматизиран отдел

62%

Часовете не изчезнаха в някой отчет. Върнаха се в отдела: повече разговори с купувачи, по-бързи отговори за цени и по-малко вечери в гонене на документи.

Това стана и начинът, по който работим с всички останали. Всеки инструмент на този сайт първо е работил в нашия търговски отдел.