Vi driver vår egen kötthandel med de här verktygen, varje dag.

Varje affär skrevs in fyra gånger.

Våra handlare säljer fläsk och nöt i hela Europa, mest via mejl, WhatsApp och telefon. Varje affär måste sedan skrivas in igen: i affärssystemet, i lastbilsbokningen, i dokumenten och i fakturan.

Från första mejlet till fakturan tog det nästan tre timmar av någons dag. En hektisk vecka gick fakturorna ut sent, och pengarna kom sent.

Ingen hade utformat det så. Det växte fram en affär i taget, som på de flesta handelsavdelningar. En ny köpare betydde en ny flik i kalkylbladet. Ett nytt åkeri betydde en ny mejltråd. Varje steg var logiskt för sig; tillsammans åt de upp förmiddagen.

Kostnaden var inte bara tid. När samma siffror skrivs in fyra gånger glider de isär. Ett pris i ordern stämde inte med priset på fakturan. En leveransvecka i mejlet var inte veckan i lastbilsbokningen. Någon upptäckte det alltid, men att upptäcka det krävde ännu ett samtal.

Mest tid gick åt till tre steg.

Vi kartlade avdelningen i en vecka med Portal: varje steg, vem som gjorde det och hur lång tid det tog. Det visade 14 steg från order till faktura. Tre av dem tog mest tid, och inget av dem krävde någons omdöme.

Det överraskande var hur lite av det som var handel. Samtalen med köpare, besluten om pris och timing, ögonblicken som krävde erfarenhet: tillsammans tog de långt under en timme. Resten var att flytta samma fakta från ett ställe till ett annat.

Det gav oss ordningen att arbeta i. Inte det mest intressanta problemet först, utan det som gav tillbaka flest timmar.

Tre förändringar, i ordning efter sparade timmar.

Vi ändrade ett steg i taget och gick bara vidare när teamet litade på det förra. Varje förändring var i drift inom några dagar, i de system avdelningen redan använde.

1. Order från mejl och WhatsApp läses och skrivs in åt oss. En handlare kontrollerar dem med ett klick.BOSS
2. En affär som görs upp i ett samtal sparas tio sekunder senare, med priset, lastbilarna och uppföljningarna.Margin AI
3. Lastbilar bokas från rangordnade offerter, och fakturan går ut när CMR:en är signerad.BOSS

De första två veckorna handlade mest om förtroende. Handlarna kontrollerade varje order som AI skrev in. Den tredje veckan kontrollerade de bara dem den flaggade som osäkra, och släppte igenom resten efter en snabb blick.

Inget i själva handeln ändrades. Samma människor satte fortfarande priserna och valde köparna. De slutade bara vara maskinskrivare mellan samtalen.

Halva tiden, och timmarna gick till köparna.

Samma team hanterar nu fler affärer utan längre dagar. Timmarna de fick tillbaka gick till samtal med köpare.

Order till faktura

2 h 55 1 h 30

Sparade timmar per månad

312 h

Automatiserat på avdelningen

62%

Timmarna försvann inte in i en rapport. De gick tillbaka till avdelningen: fler samtal med köpare, snabbare svar om pris och färre kvällar med pappersjakt.

Det blev också sättet vi arbetar med alla andra. Varje verktyg på den här webbplatsen kördes först på vår egen avdelning.