Na tych narzędziach codziennie prowadzimy własny handel mięsem.

Każdą transakcję wpisywano cztery razy.

Nasi handlowcy sprzedają wieprzowinę i wołowinę w całej Europie, głównie mailem, przez WhatsApp i telefonicznie. Każdą transakcję trzeba było potem wpisać jeszcze raz: do ERP, do zamówienia transportu, do dokumentów i do faktury.

Od pierwszego maila do faktury schodziły prawie trzy godziny czyjegoś dnia. W pracowitym tygodniu faktury wychodziły z opóźnieniem, a razem z nimi pieniądze.

Nikt tego tak nie zaprojektował. Narosło transakcja po transakcji, jak w większości działów handlowych. Nowy odbiorca oznaczał nową zakładkę w arkuszu. Nowy przewoźnik oznaczał nowy wątek mailowy. Każdy krok osobno miał sens; razem zjadały cały poranek.

Kosztem był nie tylko czas. Gdy te same liczby wpisuje się cztery razy, zaczynają się rozjeżdżać. Cena w zamówieniu nie zgadzała się z ceną na fakturze. Tydzień dostawy w mailu nie był tym samym tygodniem co w zamówieniu transportu. Ktoś zawsze to wyłapał, ale wyłapanie kosztowało kolejny telefon.

Większość czasu szła na trzy kroki.

Przez tydzień opisywaliśmy pracę działu w Portalu: każdy krok, kto go wykonywał i ile trwał. Wyszło 14 kroków od zamówienia do faktury. Trzy z nich zajmowały większość czasu i żaden nie wymagał niczyjego osądu.

Zaskoczeniem było, jak mało z tego to handel. Rozmowy z odbiorcami, decyzje o cenie i terminach, momenty wymagające doświadczenia: razem dużo mniej niż godzina. Reszta to przenoszenie tych samych faktów z miejsca na miejsce.

To wyznaczyło kolejność pracy. Nie najciekawszy problem najpierw, tylko ten, który oddawał najwięcej godzin.

Trzy zmiany, w kolejności zaoszczędzonych godzin.

Zmienialiśmy jeden krok naraz i szliśmy dalej dopiero wtedy, gdy zespół zaufał poprzedniemu. Każda zmiana działała w ciągu kilku dni, w systemach, których dział już używał.

1. Zamówienia z maili i WhatsAppa są odczytywane i wprowadzane za nas. Handlowiec sprawdza je jednym kliknięciem.BOSS
2. Transakcja wypowiedziana podczas rozmowy jest zapisana dziesięć sekund później, z ceną, autami i dalszymi krokami.Margin AI
3. Auta są zamawiane na podstawie uszeregowanych ofert, a faktura wychodzi po podpisaniu CMR.BOSS

Pierwsze dwa tygodnie dotyczyły głównie zaufania. Handlowcy sprawdzali każde zamówienie wprowadzone przez AI. W trzecim tygodniu sprawdzali już te oznaczone jako niepewne, a resztę przepuszczali po rzucie oka.

W samym handlu nic się nie zmieniło. Ci sami ludzie nadal ustalają ceny i wybierają odbiorców. Po prostu przestali być maszynistami między rozmowami.

Połowa czasu, a godziny poszły na odbiorców.

Ten sam zespół obsługuje teraz więcej transakcji bez wydłużania dnia. Odzyskane godziny poszły na rozmowy z odbiorcami.

Od zamówienia do faktury

2 h 55 1 h 30

Zaoszczędzone godziny miesięcznie

312 h

Automatyzacja działu

62%

Godziny nie zniknęły w raporcie. Wróciły do działu: więcej rozmów z odbiorcami, szybsze odpowiedzi w sprawie cen i mniej wieczorów nad papierami.

Stało się to też sposobem, w jaki pracujemy ze wszystkimi innymi. Każde narzędzie na tej stronie najpierw działało w naszym dziale handlowym.