S masem každý den obchodujeme sami na těchto nástrojích.

Každý obchod se přepisoval čtyřikrát.

Naši obchodníci prodávají vepřové a hovězí po celé Evropě, hlavně přes e-mail, WhatsApp a telefon. Každý obchod se pak musel přepsat znovu: do ERP, do objednávky kamionu, do dokladů a do faktury.

Od prvního e-mailu po fakturu to někomu zabralo skoro tři hodiny dne. V rušném týdnu odcházely faktury pozdě, a s nimi i peníze.

Nikdo to tak nenavrhl. Rostlo to obchod po obchodu, jako ve většině obchodních oddělení. Nový odběratel znamenal novou záložku v tabulce. Nový dopravce nové e-mailové vlákno. Každý krok dával smysl sám o sobě; dohromady sežraly celé dopoledne.

Nešlo jen o čas. Když se stejná čísla přepisují čtyřikrát, rozcházejí se. Cena v objednávce neseděla s cenou na faktuře. Týden dodání v e-mailu nebyl týdnem v objednávce kamionu. Vždycky si toho někdo všiml, ale stálo to další telefonát.

Většina času padla na tři kroky.

Týden jsme oddělení mapovali pomocí Portal: každý krok, kdo ho dělal a jak dlouho trval. Ukázalo se 14 kroků od objednávky po fakturu. Tři z nich zabraly většinu času a žádný z nich nevyžadoval něčí úsudek.

Překvapilo nás, jak málo z toho byl samotný obchod. Hovory s odběrateli, rozhodnutí o ceně a načasování, chvíle, kdy byla potřeba zkušenost: dohromady výrazně méně než hodina. Zbytek bylo přesouvání týchž údajů z jednoho místa na druhé.

Tím jsme měli pořadí práce. Ne nejzajímavější problém jako první, ale ten, který vrátí nejvíc hodin.

Tři změny, seřazené podle ušetřených hodin.

Měnili jsme jeden krok po druhém a dál jsme šli, až když tým tomu předchozímu důvěřoval. Každá změna běžela během pár dní, v systémech, které oddělení už používalo.

1. Objednávky z e-mailu a WhatsAppu se načtou a zapíšou za nás. Obchodník je zkontroluje jedním kliknutím.BOSS
2. Obchod domluvený po telefonu se uloží o deset vteřin později, s cenou, kamiony a navazujícími kroky.Margin AI
3. Kamiony se objednávají ze seřazených nabídek a faktura odejde, jakmile je podepsán CMR.BOSS

První dva týdny byly hlavně o důvěře. Obchodníci kontrolovali každou objednávku, kterou AI zapsala. Od třetího týdne kontrolovali jen ty, které označila jako nejisté, a zbytek pustili po letmém pohledu.

Na obchodování se nic nezměnilo. Ceny a odběratele dál určují tíž lidé. Jen mezi hovory přestali dělat písaře.

Poloviční čas a hodiny navíc pro odběratele.

Stejný tým teď zvládne víc obchodů bez delších dnů. Získané hodiny šly do hovorů s odběrateli.

Od objednávky po fakturu

2 h 55 1 h 30

Ušetřené hodiny za měsíc

312 h

Automatizováno v oddělení

62%

Hodiny nezmizely v nějakém reportu. Vrátily se do oddělení: víc hovorů s odběrateli, rychlejší odpovědi na ceny a méně večerů stráveným urgováním papírů.

Stal se z toho i způsob, jak pracujeme se všemi ostatními. Každý nástroj na tomto webu nejdřív běžel v našem vlastním oddělení.