Portal流程梳理
从一通电话到一张活地图。
01第一天 · 在任何人登录之前
一通电话变成一份草稿。
告诉 Portal 公司做什么：几行字，或介绍电话的文字记录。Claude 设计出您的业务领域，用您员工的叫法命名，并从一家实际运作的肉类贸易商的地图中挑出适用的流程，也就是我们自己的地图。
公司做什么
介绍电话 · 文字记录 · 38,412 个字符
企业主我们从四家工厂采购猪胴体，在这里剔骨，再把分割肉卖给意大利和法国的买家。
企业主冷库是我们自己的，平常一天大约进四十个托盘。
销售主管订单通过电话和 WhatsApp 进来。我录进 Excel，然后财务根据 CMR 开发票。
企业主运输我们自己订。证书通过兽医办公室办理。
… 还有 41 分钟
业务领域 · 来自我们自己交易部的流程
- 从工厂采购
- 质量索赔
- 分割方案
- 标签和重量
- 入库登记
- 库存盘点
- 发货
- 报价和价格表
- 从订单到发票
- 预订运输
- 货运单据
- 出口证书
- 给买家开票
- 信用保障
- 催收货款
交易平台挂牌市场价格报告
我按工厂的运作方式划分了工作：采购、剔骨车间和冷库，然后是销售、运输和财务。交易平台相关流程没有纳入，因为您卖给的是熟悉的买家。
15 个流程，分布在 6 个领域沿用了我们交易部的 9 个想法这通电话成为第一条备注
Portal 读取什么
- 一句话在任何页面的备注窗口中输入。
- 一通电话或一次会议粘贴文字记录，最多 100,000 个字符。
- 语音在浏览器支持收音的地方，对着备注窗口口述。
- 来自您自己的 Claude通过连接器作为备注传入。
它读取员工告诉它的内容。说得越多，地图越准确。
Claude 负责
设计业务领域，把每个流程归到对应位置，去掉您不做的，并说明如何划分工作。
由人决定
暂时没有。草稿只是起点：这通电话成为第一条备注，流程据此调整。
02第一周 · 每个人添加一条备注
员工用自己的话来修正。
任何人都可以在任何页面上说明自己那部分实际如何运作。Claude 只问必要的问题，最多四个，然后传入备注。地图在后台更新，备注会说明改了什么。
冷库文员冷库 · 07:40
每进来一个托盘，我都会查看温度记录，把编号写在单子上，下班前再录进 Excel。
问题 1，最多 4 个平常一天进来多少个托盘？
四十个，周一六十个。
问题 2，最多 4 个一个托盘的检查和录入加起来要多长时间？
在月台两分钟，录入再花一分钟。
问题 3，最多 4 个有没有什么容易出错的地方？
编号会弄混。我们要到库存盘点时才发现。
谢谢。我的理解是：每个托盘在月台检查，之后录入 Excel，大约三分钟，编号会弄混。这条备注归入入库登记；备注页面会显示改了什么。
这个聊天只属于您。其他人看到的是您说了什么和改了什么，绝不会看到对话本身。
提取出的原话
已传入地图
修改了地图成为一个想法
- 正在读取“入库登记”
- 正在修改“入库登记”中的“检查托盘”
- 正在为“入库登记”添加步骤：“将托盘录入 Excel”
- 正在记录想法：在月台扫描托盘
- 正在更新组织架构中的冷库文员
在后台读取。窗口可以关闭，它会继续工作。
Claude 负责
提出简短的追问，总结备注，并据此修改步骤、用时、组织架构和想法。
由人决定
什么是真实的。理解错的备注可以追加一条“我不是这个意思”，负责人可以撤销任何修改。
03第二到四周 · 地图逐渐完整
地图成为共识。
谁做什么，在哪个系统里做，工具已经完成了多少工作。人员、系统和每个流程都读取同一张地图，上面的每个数字都是任何人都能更正的说法。
发票
会计文员负责开具发票 · 从订单到发票
财务主管负责核对发票 · 给买家开票
冷库主管向运营经理汇报 · 下属 2 人
- 步骤
- 检查托盘 · 入库登记
冷冻库盘点 · 库存盘点 仅此一人 - 系统
- Excel、温度记录仪
- 工作交给
- 财务 · 开具仓储发票
- 此外
- 周六负责发货
工具完成 12% 的工作；人工每年至少 610 小时12%
- 工具
- 工具，估计
- 人借助工具
- 纯人工
- 尚未计时
三个时间点
实施“在月台扫描托盘”后变绿。工作不变，只是由谁来做变了。
- 检查托盘3 分钟中有 2 分钟靠人工据员工所说
- 将托盘录入 Excel1 分钟人工
- 打印托盘标签由工具完成人工需要多久？
- 通知买家已到货暂无用时我知道
每个数字都是一种说法。点击它，说出实际情况。
- Excel11 个步骤
- 温度记录仪4 个步骤
- BOSS9 个步骤
- 电话和 WhatsApp14 个步骤
记录仪 API 密钥温度记录仪 · 存放在 IT 密码库12 天后过期
无负责人
一旦失效，这些步骤将停止
- 检查托盘 · 入库登记
- 冷冻库记录 · 库存盘点
只记录密钥的相关信息，绝不记录密钥本身。包含密钥的备注会被拒绝。
Claude 负责
对它还无从得知的事情进行估计，例如某个步骤人工需要多久，并且始终注明是估计。
由人决定
真实的数字。没人提供的数字会显示“我知道”；人的回答会取代任何估计。
04第一个月 · 优先级会议
然后决定下一步做什么。
每个想法都来自一条备注，按每年为员工节省的工时和痛点大小排序。在与我们的会议上，待办清单以图表形式展示。管理层还能看到开发成本和回本周期。
下一步做“在月台扫描托盘”：每年节省约 420 小时，开发约需八个人日，还能为目前唯一负责这一步的人减轻负担。
越大越痛虚线：工作量为 Claude 的估计
问路线图
如果今年只有 €10k 呢？
按每人日 €200 计算，大约 50 天。扫描托盘、承运商报价和证书都能放进去：合计约 29 天，每年节省 840 小时。分割方案要往后放。
1 扫描托盘2 承运商报价4 证书
已选
在月台扫描托盘
- 每年变绿
- 420 h
- 痛点
- 3 of 3
- 工作量
- 8 个人日
涉及检查托盘 · 入库登记
进展如何？ 写一条备注说明
- 1在月台扫描托盘420 小时
- 2承运商报价集中一处300 小时
- 3根据早盘点生成分割方案180 小时
- 4根据订单填写证书120 小时
- 5信用保障集中一处90 小时
- 6用买家的语言发送提醒60 小时
+ 待办清单中还有 6 个
- 想法来自一条备注
- 已列入计划日期已商定
- 开发中“我们已经开始了”
- 已上线“周一起上线”
- 已衡量每年 610 → 210 小时，预期 190
Claude 负责
撰写简报，估计没人提供的工作量，回答假设性问题。它绝不改变排序。
由人决定
计划的顺序，与我们的团队商定，以及想法何时上线。只有有人在备注中说明，它才会往前推进。
05之后每一天 · 来自您自己的 Claude
在您已经在用的地方查询您的地图。
Portal 是 Claude 的连接器。用自己的话提问：时间花在哪里，路线图上下一项是什么，您上一条备注改了什么。无需打开门户就能传入备注。
冷库的时间都花在哪里？
where_time_goes · 公司 · Lleida
主要在入库登记：检查托盘每年约占员工 610 小时，大部分是人工。其次是库存盘点，约 340 小时。在月台扫描托盘是您路线图上的第一项。
添加备注：周一是六十个托盘，不是四十个。
add_note · 入库登记
已传入。备注页面会显示它对入库登记做了哪些修改。
门户有问题要问我吗？
my_question
它问：在“库存盘点”中，“冷冻库盘点”每次实际操作需要多长时间？
- 一个连接就是一个人。它能访问您能打开的每家公司，使用您在每家公司的权限。您能看到什么，它就能看到什么。
- 使用 Portal 自己的登录方式。对于 Claude Code 或脚本，使用您自己创建和撤销的令牌。
- 有意不提供的功能。不能在聊天中编辑地图或计划。您说的内容会作为备注进入，和在页面上一样。
16 个工具，分五组
- 地图流程、步骤、领域、流程以前如何运作、时间花在哪里
- 人员和系统组织架构、系统、密钥
- 路线图想法，已排序，并注明各需多长时间
- 备注添加备注、查看某条备注改了什么、撤销
- 问题门户要问您的问题，以及您的回答
Claude 负责
读取与您看到的相同的地图、备注和想法，并亲自回答您。
由人决定
什么内容会进入。每次修改仍然来自一条备注，并且只有有权撤销的人才能这样做。
人人都能写，各自看到自己的部分。
大多数人只是偶尔添加一条备注。资金信息只给管理层，员工与 Claude 的聊天只属于他们自己，这样大家才会继续写真实的备注。
每位实际干活的人添加备注，偶尔回答一个问题，查看人员页面。可以看到自己的备注。
- 领域负责人
修正所负责领域的流程，撤销其中的修改，阅读所有人的备注：看到的是说了什么，而不是聊天内容。
- 管理层
公司的一切，包括资金：开发成本、回本周期、每个人每年的工时、谁在登录。
- 我们的团队
为公司完成设置，与您一起规划开发，并开发计划中的内容。
地图列出您的系统，我们的工具在此基础上构建。
Portal 读取员工告诉它的内容，无论来自备注窗口还是 Claude，并标出每个步骤运行在哪个系统中，不管是 Excel、电话还是您的 ERP。想法一旦列入计划，我们的工程师就会开发，通常借助我们的某个工具。
00第一天之前