Det tråkiga arbetet går först
Omställningsplaner börjar stort. De som fungerar börjar med jobbet som alla klagar på.
GeorgiSofia
Varje omställningsplan jag har sett börjar stort. En ny plattform. En ny strategi. Ibland ett helt nytt team med en titel som innehåller ”digital”. Det blir en kick-off, en tidslinje i färg och ett löfte om att allt ska vara annorlunda om arton månader.
De planer som faktiskt fungerar börjar smått, och lite tråkigt.
Vad vi gjorde först
På vår egen handelsavdelning var det första jobbet vi lämnade till AI inmatning. Order kom via mejl och WhatsApp, på fyra språk, och någon knappade in dem i systemet. Produkt, kvantitet, pris, leveransvecka, Incoterms. Sedan samma uppgifter igen för lastbilen. Sedan igen för dokumenten.
Det var ingens favoritjobb. Det tog timmar varje morgon, och det skedde innan någon kunde göra det arbete de faktiskt anställts för: prata med köpare, hitta kött, göra affärer.
Så vi började där. AI:n läser ordern, fyller i fälten, och en handlare kontrollerar den med ett klick. Om något är oklart frågar den i stället för att gissa.
Varför det tråkiga vinner
I efterhand var det vårt bästa beslut att börja med det tråkiga jobbet. Av tre skäl:
- Det är lätt att mäta. Vi visste hur lång tid inmatningen tog före. Vi visste hur lång tid den tog efter. Inga diskussioner, inga uppskattningar.
- Det är lätt att kontrollera. En handlare ser direkt om en order är rätt. Om AI:n gör fel upptäcks misstaget på några sekunder, inte på en lastbil i Italien.
- Ingen saknar det. Ingen kämpar för att få fortsätta knappa. Det finns inget team som försvarar det gamla sättet, eftersom det gamla sättet var den del av dagen som alla klagade på.
Vad som hände sedan
Något vi inte hade planerat: förtroende. Efter några veckor då AI:n fick orderna rätt började teamet be om mer. Kunde den fylla i dokumenten? Kunde den rangordna transportörernas offerter? Kunde den skicka fakturan när CMR:en kom tillbaka underskriven?
Var och en av dem blev nästa lilla jobb. Dokument, sedan lastbilar, sedan betalningar. Från order till faktura gick från nästan tre timmar till en och en halv. Läs hela berättelsen.
Om vi hade börjat med den stora planen, den nya plattformen och de arton månaderna, tror jag inte att vi hade kommit dit. Folk litar på det de har sett fungera, en liten bit i taget.
Så hittar du ditt tråkiga jobb
Ställ en fråga till dem som gör arbetet: ”Vilken del av din dag skulle du gärna slippa för alltid?” Du får samma svar från tre personer i rad. Det är den.
Det kommer inte att låta som omställning. Det kommer att låta som inmatning, eller kopiering, eller att stämma av en lista mot en annan. Börja där ändå. Det är oftast rätt ställe.
