O trabalho chato vai primeiro
Planos de transformação começam grandes. Os que funcionam começam pela tarefa de que todo mundo reclama.
GeorgiSofia
Todo plano de transformação que já vi começa grande. Uma nova plataforma. Uma nova estratégia. Às vezes uma equipe inteira nova, com “digital” no nome do cargo. Tem kick-off, um cronograma colorido e a promessa de que em dezoito meses tudo será diferente.
Os planos que funcionam de verdade começam pequenos, e um pouco sem graça.
O que fizemos primeiro
Na nossa própria mesa de trading, a primeira tarefa que passamos para a IA foi digitar. Os pedidos chegavam por e-mail e WhatsApp, em quatro idiomas, e alguém os digitava no sistema. Produto, quantidade, preço, semana de entrega, incoterms. Depois os mesmos dados de novo para o caminhão. Depois de novo para os documentos.
Não era a tarefa preferida de ninguém. Tomava horas toda manhã, e acontecia antes que alguém pudesse fazer o trabalho para o qual tinha sido contratado: falar com compradores, achar carne, fechar negócios.
Então começamos por aí. A IA lê o pedido, preenche os campos, e um trader confere com um clique. Se algo não está claro, ela pergunta em vez de chutar.
Por que o chato vence
Olhando para trás, começar pela tarefa chata foi a melhor decisão que tomamos. Por três motivos:
- É fácil de medir. Sabíamos quanto tempo a digitação levava antes. Sabíamos quanto levava depois. Sem discussão, sem estimativas.
- É fácil de conferir. Um trader vê de relance se um pedido está certo. Se a IA erra, o erro é pego em segundos, e não descoberto num caminhão na Itália.
- Ninguém sente falta. Ninguém briga para continuar digitando. Não há equipe defendendo o jeito antigo, porque o jeito antigo era a parte do dia de que todos reclamavam.
O que aconteceu depois
Algo que não planejamos: confiança. Depois de algumas semanas com a IA acertando os pedidos, a equipe começou a pedir mais. Ela podia preencher os documentos? Podia classificar as cotações das transportadoras? Podia enviar a fatura quando o CMR voltasse assinado?
Cada uma dessas virou a próxima pequena tarefa. Documentos, depois caminhões, depois pagamentos. Do pedido à fatura, o tempo caiu de quase três horas para uma hora e meia. Leia a história completa.
Se tivéssemos começado pelo plano grande, a nova plataforma e os dezoito meses, acho que não teríamos chegado lá. As pessoas confiam no que viram funcionar, uma peça pequena de cada vez.
Como encontrar a sua tarefa chata
Faça uma pergunta a quem faz o trabalho: “Que parte do seu dia você ficaria feliz em nunca mais fazer?” Você vai ouvir a mesma resposta de três pessoas seguidas. É essa.
Não vai parecer transformação. Vai parecer digitação, ou cópia, ou conferir uma lista contra outra. Comece por aí mesmo assim. Normalmente é o lugar certo.
