Việc nhàm chán đi trước
Kế hoạch chuyển đổi thường bắt đầu hoành tráng. Những kế hoạch thành công lại bắt đầu từ việc mà ai cũng than phiền.
GeorgiSofia
Mọi kế hoạch chuyển đổi tôi từng thấy đều bắt đầu hoành tráng. Một nền tảng mới. Một chiến lược mới. Đôi khi cả một đội mới với chức danh có chữ “digital”. Có buổi kick-off, một lộ trình nhiều màu sắc, và lời hứa rằng mười tám tháng nữa mọi thứ sẽ khác.
Những kế hoạch thực sự hiệu quả lại bắt đầu nhỏ, và hơi tẻ nhạt.
Chúng tôi đã làm gì trước tiên
Ở bộ phận giao dịch của chính chúng tôi, việc đầu tiên giao cho AI là nhập liệu. Đơn hàng đến qua email và WhatsApp, bằng bốn ngôn ngữ, và có người gõ chúng vào hệ thống. Sản phẩm, số lượng, giá, tuần giao, Incoterms. Rồi gõ lại các chi tiết đó cho xe tải. Rồi lại gõ cho chứng từ.
Không ai thích việc đó. Nó tốn hàng giờ mỗi sáng, và diễn ra trước khi ai đó kịp làm việc họ thực sự được tuyển để làm: nói chuyện với người mua, tìm hàng, chốt giao dịch.
Nên chúng tôi bắt đầu từ đó. AI đọc đơn hàng, điền các trường, và trader kiểm tra bằng một cú bấm. Nếu có gì chưa rõ, nó hỏi thay vì đoán.
Vì sao việc nhàm chán lại thắng
Nhìn lại, bắt đầu bằng việc tẻ nhạt là quyết định đúng đắn nhất của chúng tôi. Vì ba lý do:
- Dễ đo lường. Chúng tôi biết nhập liệu mất bao lâu trước đó. Chúng tôi biết nó mất bao lâu sau đó. Không tranh cãi, không ước tính.
- Dễ kiểm tra. Trader nhìn qua là biết đơn hàng đúng hay không. Nếu AI sai, lỗi được phát hiện trong vài giây, chứ không phải trên một xe tải ở Ý.
- Không ai tiếc nó. Không ai đấu tranh để được tiếp tục gõ. Không có đội nào bảo vệ cách làm cũ, vì cách làm cũ chính là phần trong ngày mà ai cũng than phiền.
Chuyện gì xảy ra tiếp theo
Một điều chúng tôi không lên kế hoạch: niềm tin. Sau vài tuần AI nhập đơn đúng, đội bắt đầu muốn thêm. Nó có điền được chứng từ không? Có xếp hạng báo giá vận chuyển được không? Có gửi hóa đơn khi CMR ký xong quay về được không?
Mỗi việc đó thành việc nhỏ tiếp theo. Chứng từ, rồi xe tải, rồi thanh toán. Từ đơn hàng đến hóa đơn giảm từ gần ba giờ xuống một tiếng rưỡi. Đọc toàn bộ câu chuyện.
Nếu chúng tôi bắt đầu với kế hoạch lớn, nền tảng mới và mười tám tháng, tôi không nghĩ chúng tôi đã đến được đây. Người ta tin thứ họ đã thấy hiệu quả, từng phần nhỏ một.
Cách tìm việc nhàm chán của bạn
Hỏi những người làm việc đó một câu: “Phần nào trong ngày bạn sẵn lòng không bao giờ phải làm nữa?” Bạn sẽ nghe cùng một câu trả lời từ ba người liên tiếp. Đó chính là việc cần làm.
Nghe sẽ không giống chuyển đổi. Nghe sẽ giống nhập liệu, sao chép, hay đối chiếu danh sách này với danh sách kia. Cứ bắt đầu từ đó. Thường đó là chỗ đúng.
