Vẽ bản đồ trước khi xây
Hầu hết doanh nghiệp không nói được một đơn hàng mất bao lâu để thành hóa đơn. Sửa điều đó trước, phần còn lại sẽ dễ.
BoLondon
Đây là câu hỏi tôi đặt ra ở đầu hầu hết mọi cuộc trò chuyện: công ty bạn mất bao lâu để đi từ đơn hàng đến hóa đơn?
Phần lớn mọi người không trả lời được. Không phải vì họ không quan tâm. Họ rất quan tâm. Nhưng chưa ai từng đo. Công việc nằm rải rác trong hộp thư, bảng tính, các cuộc gọi và trong đầu ba người đã làm ở đó mười lăm năm.
Và nếu bạn không nói được một việc mất bao lâu, bạn không thể biết một thay đổi có làm nó tốt hơn hay không.
Vì sao chúng tôi bắt đầu bằng bản đồ
Đó là lý do mọi dự án của chúng tôi đều bắt đầu bằng một bản đồ, không phải một bản đề xuất. AI của chúng tôi đọc cách công việc thực sự diễn ra, khi được cho phép: email, tài liệu, ghi chú mọi người viết. Nó vạch ra từng bước. Ai làm, trong hệ thống nào, và mất bao lâu.
Đội ngũ thêm ghi chú bằng lời của chính họ. “Bước này chỉ có với Nhật Bản.” “Maria làm việc này vào thứ Sáu vì ngân hàng chậm.” Bản đồ tiếp nhận tất cả và tự cập nhật.
Chỉ mất vài ngày, không phải vài tháng. Và không có buổi workshop nào với giấy nhớ dán đầy tường.
Bản đồ cho thấy gì
Bản đồ đầu tiên của một công ty luôn gây bất ngờ, kể cả với người điều hành nó. Ba điều cứ lặp lại:
- Những bước ẩn. Một bước kiểm tra tín dụng vẫn chạy trong file Excel cũ. Một tài liệu được in ra, ký rồi quét lại. Một mức giá được chép tay từ hệ thống này sang hệ thống khác.
- Thời gian đi đâu. Đo bằng phút, và bằng tiền. Không phải cảm giác rằng “lập hóa đơn chậm”, mà là số giờ nó tốn mỗi tuần.
- Thay đổi gì trước tiên. Mọi thay đổi khả thi, xếp hạng theo số giờ nó sẽ trả lại.
Vì sao nó làm mọi thứ dễ hơn
Có bản đồ, việc chọn xây gì không còn là cuộc tranh luận. Không ai phải thắng một cuộc cãi trong phòng họp. Bước tốn nhiều giờ nhất được làm trước.
Và khi thay đổi được đưa vào vận hành, chính bản đồ đó cho thấy nó có hiệu quả không. Không phải trong một báo cáo ai đó viết sau, mà ngay trong các bước. Bước nhập liệu từng mất bốn mươi phút giờ chỉ còn bốn phút.
Tôi đã thấy những công ty mất một năm xây sai thứ vì họ chưa bao giờ đo đúng thứ. Một tuần dành cho bản đồ là cách bảo hiểm rẻ nhất trước điều đó. Cách chúng tôi làm việc.
