İnşa etmeden önce haritalayın
Çoğu şirket bir siparişin faturaya dönüşmesinin ne kadar sürdüğünü söyleyemez. Önce bunu düzeltin, gerisi kolaylaşır.
BoLondra
Neredeyse her görüşmenin başında sorduğum bir soru var: Şirketinizde bir siparişin faturaya dönüşmesi ne kadar sürüyor?
Çoğu kişi yanıt veremez. Umursamadıkları için değil; hem de çok umursuyorlar. Ama bunu hiç kimse ölçmemiş. İş; gelen kutularına, Excel tablolarına, telefon görüşmelerine ve on beş yıldır orada çalışan üç kişinin kafasına dağılmış durumda.
Bir işin ne kadar sürdüğünü söyleyemiyorsanız, bir değişikliğin onu iyileştirip iyileştirmediğini de söyleyemezsiniz.
Neden bir haritayla başlıyoruz
Bu yüzden yaptığımız her iş bir teklifle değil, bir haritayla başlar. Yapay zekâmız, izin alarak, işin gerçekte nasıl yapıldığını okur: e-postaları, belgeleri, insanların aldığı notları. Her adımı ortaya koyar. Kimin yaptığını, hangi sistemde yapıldığını ve ne kadar sürdüğünü.
Ekip kendi sözleriyle notlar ekler. “Bu adım sadece Japonya için var.” “Banka yavaş olduğu için Maria bunu cuma günleri yapıyor.” Harita bunların hepsini içine alır ve kendini güncel tutar.
Aylar değil, günler sürer. Duvara yapışkan not kâğıtları asılan atölyeler de yoktur.
Harita neyi gösterir
Bir şirketin ilk haritası, onu yönetenler için bile her zaman sürprizdir. Üç şey tekrar tekrar karşımıza çıkar:
- Gizli adımlar. Hâlâ eski bir Excel dosyasında yapılan bir kredi kontrolü. Yazdırılan, imzalanan ve tekrar taranan bir belge. Bir sistemden diğerine elle kopyalanan bir fiyat.
- Saatlerin nereye gittiği. Dakika ve para olarak ölçülür. “Faturalama yavaş” gibi bir his değil, her hafta kaç saat sürdüğünün rakamı.
- Önce neyin değişeceği. Olası her değişiklik, geri kazandıracağı saate göre sıralanır.
Neden her şeyi kolaylaştırır
Bir harita olduğunda, neyin yapılacağına karar vermek tartışma olmaktan çıkar. Kimsenin bir toplantıda tartışma kazanması gerekmez. En çok saate mal olan adım ilk sıraya geçer.
Değişiklik devreye girdiğinde, aynı harita işe yarayıp yaramadığını da gösterir. Birinin sonradan yazdığı bir raporda değil, adımların kendisinde. Kırk dakika süren yazma adımı artık dört dakika sürüyor.
Doğru şeyi hiç ölçmedikleri için bir yılını yanlış şeyi inşa etmeye harcayan şirketler gördüm. Bir haritaya harcanan bir hafta, buna karşı en ucuz sigortadır. Nasıl çalışıyoruz.
