ทำแผนผังก่อนสร้าง
บริษัทส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าคำสั่งซื้อหนึ่งใช้เวลานานเท่าไรกว่าจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ แก้ตรงนั้นก่อน ที่เหลือจะง่ายขึ้น
Boลอนดอน
นี่คือคำถามที่ผมถามตอนเริ่มคุยแทบทุกครั้ง: บริษัทของคุณใช้เวลานานเท่าไรตั้งแต่ได้คำสั่งซื้อจนออกใบแจ้งหนี้?
คนส่วนใหญ่ตอบไม่ได้ ไม่ใช่เพราะไม่สนใจ พวกเขาสนใจมาก แต่ไม่เคยมีใครวัด งานกระจายอยู่ในกล่องอีเมล สเปรดชีต การโทรศัพท์ และในหัวของสามคนที่อยู่มาสิบห้าปี
และถ้าคุณบอกไม่ได้ว่าอะไรใช้เวลานานเท่าไร คุณก็บอกไม่ได้ว่าการเปลี่ยนแปลงทำให้มันดีขึ้นหรือไม่
ทำไมเราเริ่มจากแผนผัง
นั่นคือเหตุผลที่งานทุกงานของเราเริ่มจากแผนผัง ไม่ใช่ข้อเสนอ AI ของเราอ่านว่างานทำกันจริงๆ อย่างไร โดยได้รับอนุญาต: อีเมล เอกสาร บันทึกที่ผู้คนเขียน แล้ววางทุกขั้นตอนออกมา ใครทำ ในระบบไหน และใช้เวลานานเท่าไร
ทีมเพิ่มบันทึกด้วยคำพูดของตัวเอง “ขั้นตอนนี้มีเฉพาะญี่ปุ่น” “Maria ทำเรื่องนี้วันศุกร์เพราะธนาคารช้า” แผนผังรับทั้งหมดไว้และอัปเดตตัวเองอยู่เสมอ
ใช้เวลาเป็นวัน ไม่ใช่เป็นเดือน และไม่มีเวิร์กช็อปที่แปะกระดาษโน้ตเต็มผนัง
แผนผังแสดงอะไร
แผนผังแรกของบริษัทสร้างความประหลาดใจเสมอ แม้แต่กับคนที่บริหารบริษัทเอง มีสามเรื่องที่โผล่มาซ้ำแล้วซ้ำอีก:
- ขั้นตอนที่ซ่อนอยู่ การตรวจเครดิตที่ยังทำในไฟล์ Excel เก่า เอกสารที่ต้องพิมพ์ เซ็น แล้วสแกนกลับเข้าไป ราคาที่คัดลอกด้วยมือจากระบบหนึ่งไปอีกระบบ
- เวลาหมดไปที่ไหน วัดเป็นนาทีและเป็นเงิน ไม่ใช่ความรู้สึกว่า “ออกใบแจ้งหนี้ช้า” แต่เป็นจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในแต่ละสัปดาห์
- ควรเปลี่ยนอะไรก่อน ทุกการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ เรียงตามจำนวนชั่วโมงที่จะได้คืน
ทำไมทุกอย่างจึงง่ายขึ้น
เมื่อมีแผนผัง การเลือกว่าจะสร้างอะไรก็ไม่ต้องถกเถียงกันอีก ไม่มีใครต้องเอาชนะการโต้เถียงในที่ประชุม ขั้นตอนที่กินเวลามากที่สุดได้ทำก่อน
และเมื่อการเปลี่ยนแปลงเริ่มใช้งานจริง แผนผังเดียวกันก็แสดงว่าได้ผลหรือไม่ ไม่ใช่ในรายงานที่มีคนเขียนทีหลัง แต่ในตัวขั้นตอนเอง ขั้นตอนพิมพ์ที่เคยใช้สี่สิบนาที ตอนนี้ใช้สี่นาที
ผมเคยเห็นบริษัทใช้เวลาหนึ่งปีสร้างสิ่งที่ผิด เพราะไม่เคยวัดสิ่งที่ถูก การใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ทำแผนผังคือประกันที่ถูกที่สุดสำหรับเรื่องนี้ วิธีการทำงานของเรา.
