Det kedelige arbejde går først
Omstillingsplaner starter stort. Dem, der virker, starter med den opgave, alle klager over.
GeorgiSofia
Hver omstillingsplan, jeg har set, starter stort. En ny platform. En ny strategi. Nogle gange et helt nyt team med en titel, hvor der står “digital”. Der er et kick-off, en tidsplan i farver og et løfte om, at alt vil være anderledes om atten måneder.
De planer, der faktisk virker, starter småt og lidt kedeligt.
Hvad vi gjorde først
I vores egen handelsafdeling var den første opgave, vi gav til AI, indtastning. Ordrer kom ind på e-mail og WhatsApp, på fire sprog, og nogen tastede dem ind i systemet. Produkt, mængde, pris, leveringsuge, incoterms. Så de samme oplysninger igen til lastbilen. Så igen til dokumenterne.
Det var ingens yndlingsopgave. Det tog timer hver morgen, og det skete, før nogen kunne gøre det arbejde, de faktisk var ansat til: tale med købere, finde kød, lave handler.
Så vi startede der. AI’en læser ordren, udfylder felterne, og en handlende kontrollerer den med ét klik. Hvis noget er uklart, spørger den i stedet for at gætte.
Hvorfor det kedelige vinder
Set i bakspejlet var det den bedste beslutning, vi tog, at starte med den kedelige opgave. Af tre grunde:
- Det er nemt at måle. Vi vidste, hvor lang tid indtastning tog før. Vi vidste, hvor lang tid det tog efter. Ingen diskussioner, ingen skøn.
- Det er nemt at kontrollere. En handlende kan med et blik se, om en ordre er rigtig. Hvis AI’en tager fejl, fanges fejlen på sekunder, ikke opdaget på en lastbil i Italien.
- Ingen savner det. Ingen kæmper for at blive ved med at taste. Der er intet team, der forsvarer den gamle måde, fordi den gamle måde var den del af dagen, alle klagede over.
Hvad der skete bagefter
Noget, vi ikke havde planlagt: tillid. Efter et par uger, hvor AI’en fik ordrerne rigtige, begyndte teamet at bede om mere. Kunne den udfylde dokumenterne? Kunne den rangere fragttilbuddene? Kunne den sende fakturaen, når CMR’et kom tilbage underskrevet?
Hver af dem blev den næste lille opgave. Dokumenter, så lastbiler, så betalinger. Fra ordre til faktura gik fra næsten tre timer til halvanden time. Læs hele historien.
Hvis vi var startet med den store plan, den nye platform og de atten måneder, tror jeg ikke, vi var nået dertil. Folk stoler på det, de har set virke, ét lille stykke ad gangen.
Sådan finder du din kedelige opgave
Stil dem, der udfører arbejdet, ét spørgsmål: “Hvilken del af din dag ville du med glæde aldrig gøre igen?” Du får det samme svar fra tre personer i træk. Det er den.
Det vil ikke lyde som omstilling. Det vil lyde som indtastning, kopiering eller at tjekke én liste mod en anden. Start der alligevel. Det er som regel det rigtige sted.
